Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Automatizácia a workflow

Pravidlá „keď sa stane X, urob Y“ bez programovania a opakované záznamy podľa plánu

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Workflow
  • Akcia workflow
  • Log workflow
  • Spracovaný záznam workflow
  • Opakovanie záznamu
  • Výskyt opakovania
15
schopností
6
druhov záznamov
6
automatizácií
3
integrácie a AI nástroje

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Automatizácia je nástroj, v ktorom si vaša firma sama nastaví pravidlá typu „keď sa stane udalosť a platí podmienka, vykonaj kroky“. Správca workflow zostaví vo formulári alebo na plátne a zmena platí hneď, bez vydania novej verzie systému. Rovnaký modul zakladá opakované záznamy podľa plánu, napríklad pravidelné úlohy alebo zákazky.

  • Pravidlo spustí, čo potrebujeteWorkflow spustí vytvorenie, úprava, uloženie alebo zmazanie záznamu, doménová udalosť (napríklad zverejnenie wiki stránky), plán cron alebo ručné spustenie. Automatizácia tak sleduje skutočné dianie.
  • Podmienky presne na mieruPodmienky skladáte do skupín A/ALEBO, porovnáte hodnotu pred zmenou, overíte príznak zmeny poľa alebo porovnáte dve polia. Pravidlo beží len vtedy, keď má.
  • Pravidlá strážia termínyPodmienky pracujú s dátumami vrátane pracovných dní, splatnosti a počtu dní po splatnosti. Pravidlo tak vie reagovať napríklad na doklad, ktorý je niekoľko dní po splatnosti.
  • E-mail aj výpočty bez opisovaniaWorkflow odošle e-mail aj so šablónou a upraví polia vrátane výpočtov. Vaši ľudia neopisujú rovnaké oznámenia a nepočítajú hodnoty ručne.
  • Nadväzujúce záznamy vzniknú samyAkcia workflow vytvorí alebo duplikuje záznam, prepojí ho s iným a upraví súvisiace záznamy. Nadväzujúca evidencia nezávisí od toho, že si niekto spomenie.
  • Práca si nájde človekaWorkflow priradí záznam používateľovi, tímu alebo striedavo členom tímu. Nová práca sa rozdelí podľa pravidla a nikto ju nemusí ručne rozdávať.
  • Správni ľudia sa to dozvediaNotifikácia odíde priradenému, vlastníkovi, tímom, rolám alebo sledujúcim záznamu. Upozornenie dostanú tí, ktorých sa zmena skutočne týka.
  • Prepojenie s ďalšími systémamiWebhook, teda automatické volanie iného systému, ovláda metódy POST, PUT a PATCH a má šablónu tela aj kontrolu cieľovej adresy. Dáta odídu len tam, kam pravidlá dovolia.
  • Celý postup jedným tlačidlomRučné workflow spustíte tlačidlom na zázname. Používateľ vykoná celý definovaný postup jedným kliknutím a nemusí poznať jeho jednotlivé kroky.
  • Vidíte, čo pravidlo urobiloWorkflow zostavíte vo formulári alebo v grafickom editore a každá akcia zapíše riadok do logu: úspech, chyba alebo preskočené. Viete, čo sa pri ktorom zázname stalo.
  • Poriadok v spúšťaní pravidielWorkflow obmedzíte na jedno spustenie na záznam, štart odložíte o zadaný počet sekúnd a určíte poradie vykonávania. Pravidlá si tak navzájom neprekážajú.
  • Akcie prebehnú celé, alebo vôbecV atomickom režime vybrané akcie prebehnú celé, alebo vôbec. V dátach vám nezostane napoly vykonaná zmena, keď niektorý krok zlyhá.
  • Pravidelná práca sa založí samaOpakované záznamy vznikajú zo šablóny podľa plánu a výskyty si vopred prezriete v náhľade. Pravidelné úlohy alebo zákazky nikto nemusí zakladať ručne.
  • Cesta leadu ako obrázokPri leade otvoríte diagram procesu so životným cyklom záznamu, prevodmi a naviazanými workflow. Ide o vysvetľujúci náhľad, nie o spustiteľný model.
  • Prechod z EspoCRM s workflowWorkflow z inštalácií EspoCRM prevediete do Draivixu importným príkazom. Pri prechode nemusíte pravidlá, ktoré už používate, skladať od začiatku.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Spúšťač, podmienky a akcie

    Workflow sa spustí, keď niekto záznam vytvorí, upraví, uloží alebo zmaže, keď nastane udalosť (napríklad zverejnenie wiki stránky alebo dokončenie úlohy), podľa časového plánu vo formáte cron v časovom pásme vašej firmy, alebo ručne tlačidlom na zázname.

    Čítať podrobnejšie

    Podmienky skladáte do skupín A/ALEBO. Vedia porovnať hodnotu pred zmenou a po nej, zistiť, že sa pole zmenilo, porovnať dve polia medzi sebou a pracovať s dátumami: dnes, do N dní, po splatnosti N dní, N pracovných dní. Testujú aj štítky (má/nemá).

    Akcie bežia v poradí: odoslanie e-mailu (aj so šablónou), úprava polí vrátane výpočtov, vytvorenie, duplikácia alebo prepojenie záznamu, úprava súvisiaceho záznamu, priradenie používateľovi, tímu alebo dookola medzi členov tímu, notifikácia (priradenému, rolám, tímu, sledujúcim) a webhook POST, PUT alebo PATCH na iný systém. S modulom Telefónia pribudne akcia odoslania SMS.

  2. Editor, logy a bezpečné spúšťanie

    Workflow zostavíte v základnom formulárovom režime alebo v pokročilom režime na plátne s uzlami spúšťača, podmienky, akcie a logu. Každá akcia zapíše riadok do logu so stavom úspech, chyba alebo preskočené, takže vidíte, čo sa pri ktorom zázname stalo.

    Čítať podrobnejšie

    Workflow môžete obmedziť na jedno spustenie na záznam, odložiť jeho štart o zadaný počet sekúnd a určiť poradie medzi workflow. Úpravy vykonané cez workflow spustené udalosťou nespúšťajú ďalšie workflow, takže nevzniká slučka. Plánované workflow musí mať podmienku, aby nemohlo zasiahnuť všetky záznamy. Adresy webhookov systém kontroluje voči pravidlám pre odchádzajúce volania.

    Ručné workflow z príkazového riadka beží v skúšobnom režime, kým ho výslovne nepotvrdíte. Pozor: test zo správy workflow akcie skutočne vykoná na najstaršom zázname daného typu.

  3. Opakované záznamy podľa plánu

    Opakovanie vytvára záznamy zo šablóny záznamov podľa plánu cron, s časovým pásmom, začiatkom a koncom. Každých päť minút systém vytvorí záznamy, ktoré sú na rade; jedinečný kľúč výskytu zaručuje, že sa nič nezdvojí. Výskyty si môžete vopred prezrieť (až 120), konkrétny výskyt vytvoriť ručne, alebo opakovanie založiť z existujúceho záznamu.

  4. Diagram procesu a prevod z EspoCRM

    Pri leade otvoríte diagram procesu: ukáže životný cyklus záznamu, prevody a workflow, ktoré sa ho týkajú. Ide o vysvetľujúci náhľad, nie o spustiteľný model. Workflow z inštalácií EspoCRM možno previesť do Draivixu importným príkazom.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Plány bežia vo vašom čase

    Každú minútu systém spustí plánované workflow, ktoré sú podľa cronu (časového plánu) na rade. Počíta pritom v časovom pásme vašej firmy, takže termíny sedia.

  2. Opakované záznamy včas na mieste

    Každých päť minút systém zo šablón vytvorí opakované záznamy, ktoré sú na rade. Pravidelná práca sa objaví v systéme bez toho, aby ju niekto zakladal.

  3. Zmena záznamu spustí pravidlo

    Hneď ako niekto záznam vytvorí, upraví alebo zmaže, systém spustí workflow, ktoré na túto zmenu čaká. Ďalšie kroky nasledujú hneď po práci v systéme.

  4. Udalosť vo firme spustí kroky

    Workflow sa spustí aj na doménovú udalosť, teda vecnú udalosť v systéme, napríklad zverejnenie wiki stránky. Reagujete na to, čo sa stalo, nie len na úpravu poľa.

  5. Pravidlá sa nezacyklia

    Keď workflow spustené udalosťou zapíše zmenu, tieto zápisy ďalšie workflow nespúšťajú. Slučka tak nevznikne a automatizácia nezaplaví vaše záznamy zmenami.

  6. Plán neprebehne dvakrát za minútu

    Plánovaný beh sa v rámci jednej minúty neopakuje. Ani pri každominútovej kontrole tak workflow nevykoná rovnaké kroky dvakrát v tej istej minúte.

Napojenie von

  • Správy do ďalších systémovAkcia webhook odošle dáta na ľubovoľnú adresu HTTPS. Spojenie je iba odchádzajúce: systém dáta posiela von, ale prichádzajúce volania touto cestou neprijíma.
  • Pravidlá prejdú z EspoCRMWorkflow z inštalácií EspoCRM prevediete importným príkazom do Draivixu. Logika, ktorú máte v EspoCRM postavenú, môže pokračovať v novom systéme.

Čo zvládne AI agent

  • Návrh workflow s vaším potvrdením

    Asistent všeobecnými nástrojmi pre záznamy prečíta existujúce workflow a navrhne nové. Zápis potvrdzujete vy na karte s návrhom, takže bez vášho súhlasu sa nič neuloží.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Potrebujem na nastavenie workflow programátora?

Nie. Workflow sú dáta vašej firmy: správca ich zostaví vo formulári alebo na plátne a zmena platí bez vydania novej verzie systému. Programátora potrebujete len pre úplne nový typ akcie.

Dokáže workflow poslať e-mail zákazníkovi po splatnosti faktúry?

Áno. Plánované workflow s podmienkou na stav a počet dní po splatnosti môže odoslať e-mail so šablónou a priradenému používateľovi poslať notifikáciu.

Ako zabránim tomu, aby sa workflow zacyklilo?

Úpravy vykonané workflow, ktoré spustila udalosť, ďalšie workflow nespúšťajú. Workflow tiež nemôže znova vstúpiť samo do seba na rovnakom zázname.

Ako nastavím odložené vykonanie?

Workflow má nastavenie odloženia štartu v sekundách. Samostatný krok čakania vo vnútri zoznamu akcií beh nepozdrží, preto odklad nastavujte na úrovni workflow.

Dokáže Draivix vytvárať pravidelné úlohy?

Áno. Opakovanie založí záznamy zo šablóny podľa plánu cron. Systém ich vytvára každých päť minút a rovnaký výskyt nikdy nezaloží dvakrát.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu