Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Financie a účtovníctvo · modul

Vydané faktúry a platby

Faktúry, zálohy, dobropisy a daňové doklady k platbám s číslovaním bez medzier

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Faktúra vydaná
  • Položka faktúry
  • Zálohová faktúra
  • Dobropis
  • Daňový doklad k prijatej platbe
  • Platba
  • Odpočet zálohy
  • Zľava
  • Doplnkový náklad
14
schopností
9
druhov záznamov
8
automatizácií
2
integrácie a AI nástroje

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Vydané faktúry v Draivixe vystavujú faktúry, zálohové faktúry, dobropisy a daňové doklady k prijatým zálohám a sledujú ich úhradu. Vaša firma má na jednom mieste doklad, jeho číslo z číselného radu, odoslanie e-mailom aj stav zaplatenia, ktorý sa prepočíta po každej platbe.

  • Žiadna faktúra dvakrátPredajnú objednávku prevediete na faktúru jedným krokom. Keď prevod spustíte omylom znova, systém vráti už existujúcu faktúru a druhú nevytvorí.
  • Čísla faktúr idú za sebouFaktúra dostane číslo pri vystavení, z číselného radu podľa vystaviteľa a meny. V rade nevznikajú medzery, takže účtovník nemusí dohľadávať chýbajúce doklady.
  • Dátum plnenia sa doplní sámDátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia (DUZP) sa na vydaných faktúrach doplní sám, najviac 14 dní pred dátumom vystavenia. Túto predvolenú hranicu si môžete nastaviť podľa svojej firmy.
  • Splatnosť nepredbehne vystavenieSystém kontroluje, že dátum splatnosti nie je skôr než dátum vystavenia. Chybne zadaný dátum tak zachytíte ešte predtým, než faktúra odíde zákazníkovi.
  • E-mailom alebo rovno na tlačiareňFaktúru pošlete ako PDF e-mailom, alebo ju jedným tlačidlom vystavíte a vytlačíte. Odoslaný e-mail sám prepne jej stav, takže hneď vidíte, čo už odišlo.
  • Úhrada ručne aj z bankyPlatbu zapíšete ručne, tlačidlom Zaplatené, alebo ju automaticky doplní bankové párovanie. O zaplatení tak máte prehľad na jednom mieste, nech prišlo akoukoľvek cestou.
  • Viete presne, čo je zaplatenéStav čiastočne zaplatené, zaplatené alebo preplatené sa počíta presne z platieb a odpočítaných záloh. Nemusíte teda ručne dopočítavať, koľko vám zákazník ešte dlhuje.
  • Záloha pokračuje podľa vásPri zálohovej faktúre nastavíte, či po úhrade vznikne konečná faktúra, daňový doklad alebo oboje. Ďalší krok potom nemusíte riešiť pri každej zálohe znova.
  • Doklad ku každej platbeKu každej platbe na zálohu, aj k čiastočnej, vznikne daňový doklad. Každá úhrada tak má vlastný podklad a účtovník nemusí nič skladať dodatočne.
  • Dobropis na správnu faktúruDobropis vytvoríte priamo z faktúry a systém skontroluje zákazníka aj režim prenesenia daňovej povinnosti. Nenaviažete ho tak omylom na doklad iného zákazníka alebo režimu.
  • Storno nechá číslo na miesteFaktúru môžete stornovať, ale očíslovaný doklad svoje číslo neuvoľní. Číselný rad tak zostáva súvislý a každé číslo sa dá dohľadať.
  • Hotovosť rovno z faktúryKeď zákazník platí v hotovosti, vytvoríte príjmový pokladničný doklad priamo z faktúry. Údaje z nej tak nemusíte do pokladnice prepisovať.
  • Ďakovný e-mail a zámok dokladovPo zaplatení môže zákazníkovi odísť ďakovný e-mail a vystavené doklady môžete uzamknúť. Obe možnosti sú voliteľné, zapnete ich, len keď ich vaša firma chce.
  • Výkon firmy na nástenkeWidgety na nástenke ukazujú mesačný výkon, súhrn faktúr za mesiac a porovnanie zaplateného po rokoch. Vývoj fakturácie tak vidíte bez skladania vlastných prehľadov.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Ako vzniká faktúra

    Faktúru založíte ručne, z predajnej objednávky, ktorá je pripravená na fakturáciu, alebo ju pripraví plán opakovanej fakturácie. Z objednávky sa vždy prevedú všetky riadky do jednej faktúry a objednávka sa označí ako vyfakturovaná. Keď prevod omylom spustíte znova, systém vráti už existujúcu faktúru a druhú nevytvorí.

    Čítať podrobnejšie

    Číslo faktúra dostane, keď prvýkrát opustí stav konceptu. V predvolenom nastavení ho dostane aj koncept, ktorý vytlačíte alebo odošlete e-mailom. Čísla sa berú z číselného radu podľa vystaviteľa a meny a idú za sebou bez medzier. Koncept zrušený pred očíslovaním žiadne číslo nespotrebuje. Očíslovaná faktúra si číslo ponechá aj po storne.

    Dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia (DUZP) sa na vydaných faktúrach doplní sám, najviac 14 dní pred dátumom vystavenia. Hranicu si nastavíte. Splatnosť nesmie byť skôr ako dátum vystavenia. Predvolená sadzba DPH na nových riadkoch je 21 %.

  2. Odoslanie a úhrada

    Faktúru odošlete ako PDF e-mailom, alebo ju vystavíte a vytlačíte jedným tlačidlom. Len čo e-mail odíde, faktúra sa sama prepne z konceptu na odoslanú. Faktúry doručené inou cestou možno takto označiť hromadne.

    Čítať podrobnejšie

    Platbu zapíšete ručne, tlačidlom Zaplatené, alebo ju doplní párovanie z banky. Po každej platbe systém z presných súm vrátane odpočítaných záloh spočíta, či je faktúra čiastočne zaplatená, zaplatená, alebo preplatená. Keď sa chcete zákazníkovi poďakovať, zapnete ďakovný e-mail po zaplatení.

  3. Zálohy a daňové doklady k prijatej platbe

    Zálohovú faktúru vystavíte samostatne alebo k objednávke. Objednávku tak môžete fakturovať po etapách cez zálohy a nakoniec vystaviť jednu konečnú faktúru. Pri zálohe nastavíte, čo sa stane po úhrade. Môže vzniknúť konečná faktúra, daňový doklad k prijatej platbe alebo oboje.

    Čítať podrobnejšie

    Platitelia DPH dostanú daňový doklad ku každej kladnej platbe na zálohu. Každá čiastočná platba má vlastný doklad. Odpočet zálohy sa potom premietne do konečnej faktúry.

  4. Dobropisy, storno a ochrana dokladov

    Dobropis vytvoríte priamo z faktúry. Keď ho na faktúru naviažete, systém skontroluje, že faktúra je vystavená a nestornovaná, patrí rovnakému zákazníkovi a má rovnaký režim prenesenia daňovej povinnosti. Kým dobropis platí, faktúra je v stave dobropisovaná. Storno faktúry je samostatná akcia s potvrdením.

    Čítať podrobnejšie

    V predvolenom stave môže vystavenú faktúru upraviť používateľ s právom úprav. Ak chcete vystavené doklady uzamknúť, zapnete prísny režim. Práva k faktúram možno obmedziť aj len na administrátorov. Vystavenie, dobropis, storno aj platba odovzdajú záznam do hlavnej knihy, ak ju používate.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Po splatnosti sa faktúra označí

    Každú hodinu systém kontroluje splatnosť a faktúry po splatnosti sám označí. V prehľade tak hneď spoznáte, ktoré pohľadávky treba riešiť.

  2. Odoslaním sa končí koncept

    Len čo odíde e-mail s faktúrou, faktúra sa prepne z konceptu na odoslanú. Stav nemusíte meniť ručne a vidíte, čo už odišlo zákazníkovi.

  3. Platba upraví stav úhrady

    Po každej platbe sa prepočíta stav úhrady faktúry alebo zálohy. Stav dokladu tak vždy zodpovedá platbám, ktoré v systéme máte.

  4. Z uhradenej zálohy konečná faktúra

    Po úhrade zálohy vznikne konečná faktúra, ak je tak záloha nastavená. Nemusíte strážiť, kedy platba prišla, ani faktúru zakladať ručne.

  5. Doklad k zálohe vznikne sám

    Keď príde platba na zálohu, systém vytvorí daňový doklad k prijatej platbe. Nemusíte ho vystavovať ručne a platba má hneď svoj podklad.

  6. Účtovný záznam bez prepisovania

    Keď používate hlavnú knihu, odovzdá do nej účtovný záznam vystavenie, dobropis, storno aj platba. Rovnaké údaje tak nikto nezadáva druhýkrát.

  7. Zaplatené spustí ďalšie kroky

    Zaplatenie faktúry môže spustiť ďakovný e-mail a výpočet provízie. Nadväzujúce kroky tak nezávisia od toho, či si na ne niekto spomenie.

  8. Vlastné pravidlá pre nadväznú prácu

    V module Automatizácia si nastavíte vlastné pravidlo, napríklad aby po zaplatení faktúry vznikla úloha pre vlastníka zákazníka. Nadväzujúca práca tak nezostane len v niečej hlave.

Napojenie von

  • Faktúry putujú do PohodyModul Pohoda exportuje faktúry do účtovného programu STORMWARE Pohoda. Vystavujete v Draivixe a účtovníčka pracuje ďalej v programe, na ktorý je zvyknutá.
  • ISDOC tam aj späťModul AccountingCZ faktúry vo formáte ISDOC exportuje aj importuje. Doklady si tak s inými programmi odovzdáte ako súbor, bez ručného prepisovania.

05Časté otázky

Kedy dostane faktúra v Draivixe číslo?

Keď prvýkrát opustí stav konceptu. V predvolenom nastavení ho dostane aj koncept, ktorý vytlačíte alebo odošlete e-mailom. Číslo pochádza z číselného radu bez medzier pre daného vystaviteľa a menu.

Vznikne v číselnom rade medzera, keď faktúru stornujem?

Nie. Koncept zrušený pred očíslovaním číslo nespotrebuje a očíslovaná faktúra si číslo ponechá aj po storne.

Spozná systém sám, že zákazník zaplatil?

Áno, ak máte napojenú banku. Platba sa spáruje s faktúrou a stav úhrady sa prepočíta. Bez napojenia zapíšete platbu ručne alebo tlačidlom Zaplatené.

Zvláda Draivix zálohové faktúry a daňové doklady k prijatej platbe?

Áno. Pri zálohe nastavíte, či po úhrade vznikne konečná faktúra, daňový doklad alebo oboje. Platitelia DPH dostanú daňový doklad ku každej platbe na zálohu.

Možno vystavenú faktúru ešte upraviť?

V predvolenom stave áno, ak má používateľ právo úprav. Po zapnutí prísneho režimu sa vystavené doklady uzamknú.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Financie a účtovníctvo

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu