Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Projekty a servis · modul

Riadenie projektov

Projekty od ponuky po fakturáciu: plán, Gantt, náklady, míľniky a odovzdanie

Základ k dispozícii, časť sa dokončujeDohodnúť konzultáciu
  • Projekt
  • Položka projektu
  • Šablóna úloh
  • Platobný kalendár
  • Míľnik platobného kalendára
  • Náklad projektu
  • Výnos projektu
  • Mesačný plán projektu
  • Povinný dokument projektu
  • Odovzdávací protokol
  • Roadmapa projektu
  • Dotazník spokojnosti
13
schopností
12
druhov záznamov
7
automatizácií
3
integrácie a AI nástroje

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Riadenie projektov vedie zákazku od prijatej ponuky cez plán úloh, náklady a fakturačné míľniky až po odovzdávací protokol. Vaša firma má pri každom projekte na jednom mieste termíny, úlohy, e-maily, rozpočet a maržu. Faktúry a zálohy vznikajú priamo z platobného kalendára projektu.

  • Z ponuky rovno projektPrijatú ponuku prevediete na projekt jedným krokom. Ponuka a projekt na seba navzájom odkazujú, takže ľahko dohľadáte, z čoho zákazka vzišla.
  • Plán práce je hneď pripravenýPlán úloh vznikne zo šablóny podľa typu projektu. Opakované spustenie šablóny úlohy nezdvojí, takže po ňom nemusíte nič ručne čistiť.
  • Plán v pohľade podľa vásPlán zobrazíte ako tabuľu, plán po skupinách alebo Gantt, kde možno podúlohy vnoriť pod nadradené úlohy. Každý v tíme si vyberie pohľad, ktorý mu vyhovuje.
  • Cesta projektu v 13 etapáchProjekt prechádza 13 etapami od dopytu po odovzdanie a nezávisle od nich má samostatný stav, napríklad aktívny alebo pozastavený. Vidíte tak, kde práca je aj či beží.
  • Blížiaci sa termín uvidíte včasStav termínu sa v zozname projektov prejaví farbou riadka. Ráno systém navyše odošle upozornenie, keď projektu zostáva posledných 10 dní pred termínom.
  • Platby rozložené do míľnikovZmluvnú sumu rozdelíte v platobnom kalendári na míľniky v percentách alebo pevných sumách. Vopred tak viete, z čoho a koľko budete zákazníkovi fakturovať.
  • Zaplatená záloha sa odpočíta samaZ míľnika vystavíte zálohovú a potom konečnú faktúru. Zaplatenú zálohu systém v konečnej faktúre automaticky odpočíta, takže ju nemusíte dopočítavať ručne.
  • Marža projektu bez dohľadávaniaNáklady a výnosy evidujete po projektoch. Súhrn podľa typu nákladu ukazuje aj prognózu a vedľa nej maržu, takže ekonomiku zákazky nemusíte skladať z tabuliek.
  • Všetky projekty na jednej plochePrehľad projektov je samostatná pracovná plocha s ukazovateľmi, fakturáciou, termínmi a mesačnými plánmi. Stav zákaziek tak nemusíte skladať z jednotlivých projektov.
  • Povinné dokumenty pod kontrolouKontrolný zoznam povinných dokumentov je rozdelený podľa fáz, ako sú zmluva, realizácia, odovzdanie a ďalšie. Hneď vidíte, čo v ktorej fáze projektu ešte chýba.
  • E-maily si nájdu svoj projektSystém každý deň priradí e-mailové vlákna a kontakty k projektom. Komunikáciu so zákazníkom potom máte pri zákazke a nemusíte ju hľadať v jednotlivých schránkach.
  • Zákazník vidí, ako práca pokračujeZákazníkovi pošlete verejný odkaz na tabuľu úloh, ktorá je len na čítanie. Odkaz môžete kedykoľvek zrušiť, takže o prístupe rozhodujete vy.
  • Hlásenia chýb z iných systémovSystém dokáže prijímať hlásenia chýb z externých systémov. V predvolenom stave je príjem vypnutý, takže ho zapnete len vtedy, keď ho vaša firma potrebuje.

Čo sa ešte dokončuje

  • Meranie času na projekte (spustiť a zastaviť) v tejto verzii nefunguje.
  • Tabuľa úloh za skupinu projektov nevracia úlohy.
  • Zdravie projektu sa nastavuje ručne, automatický výpočet nie je zapojený.
  • V prehľade projektov sa nekontrolujú oprávnenia k jednotlivým záznamom.
  • Kto vidí projekt, vidí náhľady všetkých priradených e-mailov, aj z cudzích schránok.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Od ponuky k projektu a plánu

    Prijatú ponuku prevediete na projekt jedným krokom. Projekt prevezme zákazníka a popis a ponuka aj projekt na seba navzájom odkazujú.

    Čítať podrobnejšie

    Plán práce vznikne zo šablóny úloh pre daný typ projektu. Šablóna sa môže spustiť sama pri založení projektu, opakované spustenie úlohy nezdvojí. Riešiteľov a termíny určia pravidlá šablóny; úlohu bez určeného riešiteľa dostane vedúci projektu. Plán vidíte ako tabuľu, plán po skupinách alebo Gantt, kde možno podúlohy vnoriť pod nadradené úlohy.

  2. Životný cyklus a stráženie termínov

    Projekt má stav (koncept, aktívny, pozastavený, dokončený, zrušený, archivovaný) a nezávisle od neho etapu: dopyt, NDA, analýza, schválenie rozsahu, zmluvná fáza, technická príprava, vývoj, interné testovanie, testovanie klientom, akceptácia, nasadenie a odovzdanie. Každá zmena stavu a etapy je udalosť, na ktorú možno naviazať automatizáciu.

    Čítať podrobnejšie

    Systém z termínu dopočíta stav termínu: v poriadku (viac než 30 dní), varovanie (11–30 dní) a kritický (10 dní a menej). V zozname projektov sa to prejaví farbou riadka. Každé ráno o 7:00 odošle jednorazové upozornenie na projekty, ktoré vstúpili do posledných 10 dní.

  3. Platobný kalendár a fakturácia míľnikov

    Platobný kalendár projektu rozdelí zmluvnú sumu na míľniky percentom alebo pevnou sumou. Kalendár prechádza stavmi koncept, schválený, aktívny a dokončený. Míľnik označíte na fakturáciu, z neho vystavíte zálohovú faktúru a potom konečnú faktúru. Zaplatená záloha sa v konečnej faktúre automaticky odpočíta, nezaplatená vystavenie konečnej faktúry zablokuje.

    Čítať podrobnejšie

    Každý míľnik má najviac jednu faktúru a jednu platnú zálohu. Po prvej fakturácii už nejde zmeniť zmluvnú sumu a súčet percent neprekročí zmluvu. Pravidlo, kedy smie ísť míľnik na fakturáciu (napríklad až po dodaní všetkých povinných dokumentov), možno pre vašu firmu doplniť.

  4. Náklady, výnosy a prehľad projektov

    Náklady a výnosy sa vedú po projektoch, súhrn podľa typu nákladu ukazuje plán, prognózu a skutočnosť. Na projekte sa priebežne obnovujú vyfakturované a na fakturáciu pripravené sumy, náklady a marža.

    Čítať podrobnejšie

    Prehľad projektov je samostatná pracovná plocha s ukazovateľmi, fakturáciou, termínmi a mesačnými plánmi. Prístup do nej majú administrátori a tímy či roly, ktoré nastavíte.

  5. Komunikácia a spolupráca so zákazníkom

    E-maily a schôdzky sa k projektu priraďujú. Každý deň o 5:30 systém priradí nové e-mailové vlákna a doplní kontakty projektu. Zo záznamu schôdzky systém navrhne úlohy, ktoré človek potvrdí; úlohy sám nezakladá.

    Čítať podrobnejšie

    Zákazníkovi môžete poslať verejný odkaz na tabuľu úloh len na čítanie, s vlastným pomenovaním stavov a skrytými stĺpcami, a kedykoľvek ho zrušiť. K projektu patrí aj kontrolný zoznam povinných dokumentov, odovzdávacie protokoly, roadmapy, dotazníky spokojnosti a články znalostnej bázy.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Včasné varovanie pred termínom

    Každý deň o 7:00 systém jednorazovo upozorní na projekty, ktoré vstúpili do posledných 10 dní pred termínom. Máte čas reagovať a to isté upozornenie sa neopakuje.

  2. E-maily ráno na svojom mieste

    Každý deň o 5:30 systém priradí nové e-mailové vlákna a kontakty k aktívnym projektom. Keď začnete pracovať, komunikáciu už máte pri projekte.

  3. Nový projekt rovno s plánom

    Pri založení projektu sa zo šablóny vygeneruje plán úloh. Tím môže začať pracovať podľa pripraveného plánu a nikto nemusí úlohy opisovať ručne.

  4. Zoznam dokumentov hneď od začiatku

    Pri založení projektu systém založí aj kontrolný zoznam povinných dokumentov. Od prvého dňa je tak jasné, čo má byť pri zákazke doložené.

  5. Každý míľnik má jasný stav

    Míľnik je plánovaný, pripravený na fakturáciu, vyfakturovaný alebo zrušený. Stav sa zmení, keď míľnik označíte na fakturáciu, vystavíte faktúru alebo ho zrušíte.

  6. Úlohy zo schôdzky na potvrdenie

    Zo záznamu schôdzky systém navrhne úlohy, ale sám ich nezakladá. Človek ich potvrdí, takže do plánu prejde len to, čo niekto z vášho tímu odsúhlasil.

  7. Automatizácia podľa diania v projekte

    Každá zmena stavu a etapy projektu vyvolá udalosť, na ktorú naviažete pravidlá automatizácie. Postup si tak vaša firma môže prispôsobiť svojmu spôsobu práce.

Napojenie von

  • Hlásenia chýb od povolených zdrojovExterné systémy posielajú hlásenia chýb cez HTTP. Systém prijíma len povolené zdroje a stráži limit počtu požiadaviek, takže máte pod kontrolou, kto a koľko ich posiela.

Čo zvládne AI agent

  • Stav projektu na jednu otázku

    AI asistenta požiadate o zhrnutie stavu projektu a on vám ho nástrojom get_project_pulse pripraví. Nemusíte kvôli tomu prechádzať projekt záznam po zázname.

  • E-maily k projektu na vyžiadanie

    AI asistent vám nástrojom get_project_emails vyhľadá e-maily priradené k projektu. Potrebnú komunikáciu tak nájdete bez toho, aby ste prehľadávali schránky.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Ako z ponuky vznikne projekt?

Prijatú ponuku prevediete na projekt. Projekt prevezme zákazníka a popis a ponuka aj projekt na seba navzájom odkazujú.

Dokáže Draivix fakturovať projekt po míľnikoch so zálohami?

Áno. Z míľnika platobného kalendára vystavíte zálohovú a následne konečnú faktúru, v ktorej sa zaplatená záloha odpočíta. Nezaplatená záloha konečnú faktúru zablokuje.

Má modul Gantt?

Áno. Plán projektu zobrazíte ako Gantt, nástenku alebo plán po skupinách; podúlohy možno v Gantte vnoriť pod nadradené úlohy.

Ako systém stráži termíny projektov?

Z termínu dopočíta stav v poriadku, varovanie alebo kritický a zafarbí riadok v zozname. Každé ráno pošle jednorazové upozornenie na projekty v posledných 10 dňoch.

Dá sa na projekte merať odpracovaný čas?

Meranie času priamo na projekte v tejto verzii nefunguje. Náklady a výnosy projektu sa evidujú samostatne.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Projekty a servis

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu