Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Šablóny záznamov

Predpripravené súbory prepojených záznamov, napríklad projekt so stromom úloh

Základ k dispozícii, časť sa dokončujeDohodnúť konzultáciu
  • Šablóna záznamov
  • Verzia šablóny
  • Vytvorenie zo šablóny
  • Položka vytvorenia zo šablóny
11
schopností
4
druhy záznamov
3
automatizácie
0
integrácií a AI nástrojov

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Šablóny záznamov sú predpripravené súbory prepojených záznamov, ktoré systém vytvorí naraz, napríklad projekt so stromom úloh, zodpovednými osobami a termínmi. Vaša firma tak opakovanú prácu zakladá jedným krokom a vždy v rovnakej štruktúre. Šablóny používajú opakované záznamy z modulu Automatizácia, generovanie projektov a úloh a akcie zo schôdzok.

  • Opakovaná práca na jeden krokŠablóna vytvorí jedným krokom súbor prepojených záznamov, napríklad projekt so stromom úloh, zodpovednými osobami a termínmi. Opakovanú prácu zakladáte zakaždým rovnako.
  • Úlohy sa naviažu samyUzol šablóny sa môže odkazovať na iný uzol, takže napríklad úlohy sa naviažu na projekt, ktorý vznikne v rovnakom kroku. Väzby nenastavujete ručne.
  • Správne poradie bez premýšľaniaSystém šablónu najskôr skontroluje a zoradí jej uzly podľa závislostí. Záznamy potom vznikajú v správnom poradí a nadväzujú na seba.
  • Všetky záznamy, alebo žiadnyVšetky záznamy vzniknú v jednej databázovej transakcii: buď všetky, alebo žiadny. V systéme nezostane napoly založený projekt.
  • Zodpovednosť aj termín vopredPri každom uzle sa dá použiť pravidlo na priradenie zodpovednej osoby a pravidlo na výpočet termínu. Úlohy majú hneď človeka aj dátum.
  • Šablóna pre správny okruh ľudíŠablóna platí pre rozsah systém, firma, tím alebo používateľ. Každý pracuje so šablónami, ktoré sa ho týkajú, a oddelenia si nepletú svoje postupy.
  • Rozpracované šablóny bokomŠablóna má stav koncept, zverejnené, zastarané alebo archivované. Rozpracovanú aj vyradenú verziu rozlíšite od tej, ktorú môže firma používať.
  • Zmeny šablón dohľadáteJednotlivé verzie šablóny sa ukladajú osobitne s dátumom a autorom zverejnenia. Viete, kto a kedy novú podobu zverejnil.
  • Viete, čo šablóna vytvorilaKaždé vytvorenie sa zapíše do evidencie s položkami, ktoré vznikli. Kedykoľvek dohľadáte, ktoré záznamy šablóna založila.
  • Rovnaký kľúč nič nezdvojíKeď sa šablóna spustí znovu s rovnakým kľúčom, napríklad pre rovnaký výskyt opakovania, nič sa nezdvojí. Systém vráti už vytvorené záznamy.
  • Projekty sa zakladajú podľa plánuV module Automatizácia na šablónu nasmerujete opakované záznamy s plánom. Takto sa dá zakladať napríklad mesačný servisný projekt s rovnakými úlohami.

Čo sa ešte dokončuje

  • Šablóny nemajú vlastný grafický editor; upravujú sa cez všeobecné stránky záznamov.
  • Ochrana pred duplicitou platí len tam, kde sa šablóna spúšťa s kľúčom, teda pri opakovaní a automatickom generovaní projektov.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Čo šablóna obsahuje

    Šablóna opisuje uzly, teda záznamy, ktoré sa majú vytvoriť, ich hodnoty a vzájomné závislosti. Uzol sa môže odkazovať na iný uzol, takže úlohy sa naviažu na projekt, ktorý vznikne v rovnakom kroku.

    Čítať podrobnejšie

    Šablóna má rozsah platnosti systém, firma, tím alebo používateľ a stav koncept, zverejnené, zastarané alebo archivované. Jednotlivé verzie sa ukladajú osobitne s dátumom a autorom zverejnenia a s odtlačkom definície, podľa ktorého sa spozná zmena.

  2. Vytvorenie záznamov v jednom kroku

    Systém šablónu najskôr skontroluje a zoradí uzly podľa závislostí. Potom vytvorí všetky záznamy v jednej databázovej transakcii: buď vzniknú všetky, alebo žiadny. Pri každom uzle sa dá použiť pravidlo na priradenie zodpovednej osoby a pravidlo na výpočet termínu; projektové riadenie takto priraďuje úlohy a počíta ich termíny.

    Čítať podrobnejšie

    Každé vytvorenie sa zapíše do evidencie s položkami, ktoré vznikli. Keď sa šablóna spustí znovu s rovnakým kľúčom, napríklad pre rovnaký výskyt opakovania, nič sa nezdvojí a systém vráti už vytvorené záznamy.

  3. Opakovanie podľa plánu

    Správca založí šablónu a v module Automatizácia na ňu nasmeruje opakovanie s plánom cron. Systém potom každých päť minút vytvorí záznamy, ktoré sú na rade, bez vydania novej verzie systému. Takto sa dá zakladať napríklad mesačný servisný projekt s rovnakými úlohami.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Opakovanie sa stráži samo

    Každých päť minút systém vytvorí zo šablón opakovania, ktoré sú na rade. Pravidelný projekt alebo úloha vznikne podľa plánu a nikto na ne nemusí myslieť.

  2. Závislosti sa zoradia samy

    Pred vytvorením systém zoradí uzly šablóny podľa závislostí. Správca nestráži poradie a naviazaný záznam vznikne až po tom, od ktorého závisí.

  3. Rovnaký kľúč, žiadny dvojník

    Keď sa šablóna spustí znovu s rovnakým kľúčom, nič sa nezdvojí a systém vráti už vytvorené záznamy. Opakovaný beh nepridá ďalšiu kópiu.

05Časté otázky

Aký je rozdiel medzi šablónou záznamov a tlačovou šablónou?

Šablóna záznamov vytvára nové záznamy, napríklad projekt s úlohami. Tlačová šablóna v module Dokumenty určuje vzhľad PDF alebo e-mailu.

Môže šablóna vytvoriť projekt aj s úlohami a termínmi?

Áno. Šablóna opíše projekt, úlohy a ich väzby a pravidlá pri uzloch priradia zodpovedné osoby a dopočítajú termíny.

Čo ak sa vytvorenie zo šablóny nepodarí napoly?

Nemôže sa. Všetky záznamy vznikajú v jednej transakcii, takže vzniknú buď všetky, alebo žiadny.

Ako zabezpečím pravidelné vytváranie zo šablóny?

V module Automatizácia založíte opakovanie s plánom cron, ktoré na šablónu odkazuje. Systém splatné výskyty vytvára každých päť minút.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu