Dochádzka a evidencia pracovného času

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

1. 1

   Ako sa dochádzka zaznamenáva

   Pri vchode môže bežať kiosková stránka dochádzkového terminálu. Zamestnanec priloží RFID kartu a systém sám určí, či ide o príchod alebo odchod, podľa toho, či má otvorenú zmenu. Terminál sa prihlasuje vlastným tokenom, nepotrebuje teda prihláseného používateľa. Číslo karty sa kontroluje voči nastavenému formátu a dvojité priloženie v priebehu piatich sekúnd sa ignoruje.

   Čítať podrobnejšie

   Prihlásený zamestnanec si príchod a odchod zapíše aj v prehliadači alebo v telefóne s polohou GPS. Ak to zapnete, môže telefón slúžiť ako Bluetooth (BLE) odznak namiesto karty. Opakované odoslanie toho istého záznamu nevytvorí duplicitu a záznam s budúcim časom systém odmietne. RFID terminál vlastný čas záznamu poslať nemôže, spätne datované pípnutia preto neprejdú.

2. 2

   Plán a skutočnosť v jednom výkaze

   Každú noc systém založí aktívnym zamestnancom mesačný výkaz, ak ešte neexistuje, a doplní doň plán na ďalší deň podľa pracovného kalendára zamestnanca, štátnych sviatkov a schválených absencií. Výkaz preto nikdy neukazuje budúce týždne ako odpracované. Každé priloženie karty vytvorí záznam udalosti a systém príchod s odchodom spáruje do jedného dochádzkového riadka.

   Čítať podrobnejšie

   Zmena otvorená dlhšie než 18 hodín sa považuje za neuzavretú. Ručné opravy prechádzajú kontrolou a do uzamknutého mesiaca zapisovať nemožno. Výkaz rozlišuje typy dňa, napríklad prácu, obed, služobnú cestu, dovolenku, chorobu, lekára, home office, náhradné voľno alebo sviatok. Nastaviť sa dá aj limit dní home office za mesiac (predvolené 2) a saldo hodín prevádzané do ďalšieho mesiaca (predvolené 4 hodiny).

3. 3

   Schválenie mesačného výkazu

   Výkaz má päť krokov: zamestnanec ho odošle, nadriadený schváli, mzdová účtovníčka začne kontrolu, výkaz exportuje a uzavrie. Schvaľovať môže nadriadený alebo ktokoľvek vyššie v organizačnej štruktúre. Nadriadený aj účtovníčka môžu výkaz vrátiť zamestnancovi, vždy s povinnou poznámkou. Za zamestnanca, ktorému sa už skončil pracovný pomer, odošle výkaz účtovníčka s poznámkou.

   Čítať podrobnejšie

   Žiadny krok vpred neprejde, kým čakajú neschválené ručné opravy. Po schválení nadriadeným je dochádzka daného mesiaca len na čítanie. Export vytvorí prílohu pod zámkom obdobia a opakovaný export nič nezdvojí. Mesačný výkaz si stiahnete v PDF, v predvolenom nastavení až po skončení mesiaca, alebo ho vyexportujete do Excelu.

4. 4

   Nastavenie podľa vašej firmy

   V nastavení HR určíte formát čísla karty, oneskorenie proti dvojitému priloženiu, maximálnu dĺžku otvorenej zmeny, predvypĺňanie plánovaných pracovných dní, BLE odznak a účtovníčku, ktorá výkazy kontroluje a exportuje. Kalendár štátnych sviatkov je v predvolenom stave český a dá sa prepnúť na inú krajinu alebo región. Tlačidlá na termináli možno namapovať na vlastné akcie, napríklad služobnú cestu, po ktorej sa deň dokončí až pri ďalšom príchode.