Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Komunikácia · modul

Firemný e-mail v ERP

Všetky firemné schránky v jednom systéme, prepojené so zákazníkmi a zákazkami

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • E-mail
  • E-mailový účet
  • Priečinok schránky
  • Vlákno konverzácie
  • E-mailový filter
  • E-mailová šablóna
14
schopností
6
druhov záznamov
6
automatizácií
11
integrácií a AI nástrojov

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Modul Email je e-mailový klient priamo v Draivixe: každý používateľ v ňom má všetky svoje schránky, zdieľané aj osobné. Pripojíte bežné IMAP/SMTP schránky aj účty Gmail a Microsoft 365 a každá správa sa ukáže pri zákazníkovi, projekte alebo zákazke, ktorej sa týka. Komunikácia vašej firmy tak zostáva na jednom mieste a nikto ju nemusí dohľadávať v cudzích schránkach.

  • Všetky schránky na jednom miesteKaždý používateľ môže mať v Draivixe viac e-mailových účtov: osobné, zdieľané aj preposielané schránky. Vaši ľudia tak nepreskakujú medzi poštovými programami.
  • Pošta od rôznych poskytovateľov spoločneBežné schránky IMAP/SMTP, účty Gmail aj Microsoft 365 pripojíte do jedného rozhrania. Vaša firma nemusí zjednocovať poskytovateľov pošty, aby mali ľudia všetko pokope.
  • Nová pošta dorazí takmer hneďDraivix kontroluje novú poštu každú minútu a cez IMAP IDLE, teda otvorené spojenie so serverom, ju doručí takmer okamžite. Na otázku zákazníka môžete reagovať bez čakania.
  • Konverzácie pokope vo vláknachSprávy sa radia do vláken podľa hlavičiek správy alebo podľa identifikátora konverzácie od poskytovateľa. Celú dohodu so zákazníkom si prečítate v jednom slede.
  • Propagačná pošta bokom od hlavnejDoručenú poštu rozdelíte na kategórie hlavná, propagačná, sociálna a fóra. Keď riešite zákazníkov, zobrazíte si len hlavné správy a ostatné necháte na neskôr.
  • Pošta roztriedená podľa vašich pravidielPri schránkach IMAP filtre porovnávajú odosielateľa, príjemcu, predmet a text správy a správu presunú do priečinka alebo vynechajú. Opakované triedenie za vašich ľudí urobí systém.
  • Pravidlá platia aj mimo DraivixuFiltre sa prevedú do Sieve, jazyka pravidiel pre poštové servery, a cez ManageSieve (port 4190) sa nahrajú na poštový server. Triedenie potom platí aj v iných poštových programoch.
  • Rozpísané správy odošlete narazSprávu píšete so šablónou a prílohami a môžete ju uložiť ako koncept. Pripravené koncepty potom odošlete hromadne, takže ich nemusíte posielať po jednom.
  • Každý účet odosiela svojou cestouDraivix správu odošle cez Gmail API, Microsoft Graph alebo SMTP podľa typu účtu. Vy píšete vždy rovnako a nemusíte riešiť, odkiaľ ktorá schránka pochádza.
  • Viete, kde správa uviazlaKaždé odoslanie má diagnostický záznam od požiadavky cez pokus a prijatie serverom až po uloženie, vrátane prípadnej chyby. Keď správa nedorazí, máte kde začať hľadať.
  • Starú dohodu dohľadáteKeď je nainštalované rozšírenie pg_search, hľadáte v schránke fulltextovo metódou BM25. Bez neho systém porovnáva čistý text, takže starú dohodu so zákazníkom dohľadáte v oboch prípadoch.
  • Upratovanie schránky hromadneVybrané správy naraz archivujete, zmažete, presuniete, označíte ako prečítané alebo neprečítané, prípadne obnovíte. Upratovanie veľkej schránky tak neznamená otvárať každú správu zvlášť.
  • Neprečítané máte na očiachPočet neprečítaných správ hlavného účtu vidíte priamo v menu. Nemusíte otvárať poštu, aby ste vedeli, či na vás niečo čaká.
  • Staré notifikácie nezahladia schránkuPravidlá podľa odosielateľa a počtu dní určia, ktoré staré notifikačné e-maily sa majú upratať. V schránkach potom zostáva korešpondencia, ktorú ľudia naozaj potrebujú.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Ako to funguje

    Draivix kontroluje prichádzajúcu poštu každú minútu. Pri schránkach IMAP navyše dokáže držať otvorené spojenie IDLE, takže nová správa sa objaví takmer okamžite. Gmail a Microsoft 365 posielajú o novej pošte upozornenia samy a Draivix na ne reaguje synchronizáciou.

    Čítať podrobnejšie

    Pri synchronizácii sa najskôr načítajú hlavičky, obsah správy sa stiahne pri otvorení alebo vopred pri neprečítaných správach. Synchronizácia nikdy neoznačí správu na serveri ako prečítanú. Stav prečítania sa mení len vtedy, keď správu skutočne otvoríte.

  2. Vlákna, priečinky a kategórie

    Správy sa radia do konverzačných vláken podľa hlavičiek In-Reply-To a References, pri Gmaile a Outlooku podľa identifikátora konverzácie poskytovateľa. Priečinky schránky (doručená, odoslaná, koncepty, kôš, spam, archív aj vlastné) sa porovnávajú so serverom.

    Čítať podrobnejšie

    Doručenú poštu možno filtrovať na hlavnú, propagačnú, sociálnu a fóra. Pri IMAP schránkach kategóriu určí Draivix, pri Gmaile ju prevezme zo štítkov. Rozloženie, šírky stĺpcov a vybraný priečinok si každý používateľ nastaví sám.

  3. Filtre a pravidlá na serveri

    E-mailové filtre porovnávajú odosielateľa, príjemcu, predmet a text správy. Správu môžu vynechať, presunúť do priečinka alebo do skupinového priečinka, označiť ako prečítanú alebo potlačiť upozornenia. Filter platí pre jednu schránku, pre používateľa alebo pre celú firmu.

    Čítať podrobnejšie

    Pri IMAP schránkach Draivix prevedie aktívne filtre do skriptu Sieve a nahrá ho na poštový server cez ManageSieve. Pravidlá potom platia aj v iných poštových programoch. Štandardné filtre na nedoručiteľné správy nainštaluje správca jedným príkazom. Filtre v Draivixe sa uplatňujú len pri IMAP schránkach, nie pri účtoch Gmail a Outlook.

  4. Odosielanie a dohľadateľnosť

    Správu napíšete v editore so šablónami, priložíte súbory a odošlete. Účet Gmail alebo Microsoft 365 odosiela cez API poskytovateľa, ostatné účty cez SMTP. Pri IMAP schránkach sa odoslaná správa uloží aj do priečinka Odoslané na serveri.

    Čítať podrobnejšie

    Každé odoslanie má diagnostický záznam: požiadavku, pokus, prijatie serverom, uloženie a prípadnú chybu. Do odchádzajúcej správy Draivix vloží vlastnú hlavičku, vďaka ktorej sa odpoveď zákazníka automaticky zaradí k rovnakým záznamom ako pôvodná správa.

  5. Hľadanie v pošte

    Vyhľadávanie v schránke používa fulltextový index BM25 (ParadeDB pg_search), ak je v databáze nainštalovaný. Inak systém hľadá jednoduchým porovnaním textu. Index pokrýva aj priečinok, účet a dátum, takže filtrovanie a radenie zostávajú rýchle aj vo veľkých schránkach.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Pošta sa kontroluje každú minútu

    Každú minútu spustí systém úlohu CheckInboundEmails, ktorá skontroluje prichádzajúcu poštu. Nová správa sa k vám dostane bez toho, aby ju ktokoľvek musel ručne načítavať.

  2. Schránka reaguje na novú správu

    Hneď ako zmenu ohlási IMAP IDLE alebo push upozornenie Gmailu a Microsoft 365, Draivix schránku priebežne synchronizuje. Vaši ľudia tak pracujú s aktuálnou poštou.

  3. Upozorní vás len nová správa

    Keď dorazí nová správa, dostanete upozornenie v aplikácii a v prehliadači. Pri prvom načítaní schránky sa nespúšťa, takže vás po pripojení účtu nezahladí staršou poštou.

  4. Nočné upratovanie starých notifikácií

    Hneď ako upratovanie zapne správca, systém denne o 2:00 presunie staré notifikačné e-maily do koša podľa nastavených pravidiel. Bez zapnutia sa upratovanie nespustí.

  5. Neúspešná akcia dostane ďalšiu šancu

    Keď sa akcia na poštovom serveri nepodarí, systém ju zopakuje až päťkrát. Prechodný problém servera tak vaši ľudia nemusia riešiť ručne.

  6. Pri limite synchronizácia počká

    Po chybe alebo po prekročení limitu poskytovateľa Draivix synchronizáciu odloží na neskôr. Nemusíte ju strážiť ani spúšťať ručne.

Napojenie von

  • Bežné poštové serveryDraivix číta poštu z bežných serverov cez IMAP a šifrované IMAPS vrátane IDLE, teda otvoreného spojenia pre rýchle doručenie. Pripojíte tak schránky, ktoré už vaša firma používa.
  • Odosielanie cez váš serverOdchádzajúca pošta ide cez SMTP alebo šifrované SMTPS. Správy tak odchádzajú z poštového servera, ktorý vaša firma už používa, a adresy zostávajú rovnaké.
  • Filtre priamo na serveriCez ManageSieve sa na poštový server nahrávajú filtre vo formáte Sieve. Pravidlá vašej firmy potom triedia poštu priamo na serveri, nielen v Draivixe.
  • Pošta z GmailuGmail API prenáša správy a odosielanie, Google Pub/Sub hlási zmeny v schránke. Firma na Gmaile tak pracuje v Draivixe s rovnakou poštou bez preposielania.
  • Pošta z MicrosoftuMicrosoft Graph prenáša poštu a Graph subscriptions hlási zmeny v schránke. Firma na Microsofte tak má novú poštu v Draivixe bez ručného načítavania.
  • Hľadanie v celom texteRozšírenie ParadeDB pg_search pridáva do databázy fulltext BM25, ktorým Draivix prehľadáva poštu. Filtrovanie a radenie zostávajú rýchle aj vo veľkých schránkach.

Čo zvládne AI agent

  • Asistent prečíta vašu poštu

    Požiadajte asistenta o výpis vašich e-mailov alebo o prečítanie konkrétnej správy (list_my_emails, read_email). Prehľad o pošte získate priamo v rozhovore.

  • Príjemcu nájde podľa mena

    Asistent dohľadá príjemcu podľa mena a vyberie odosielací účet (resolve_email_recipients, search_email_accounts). Adresy tak nemusíte hľadať ručne.

  • Koncept pripraví, vy skontrolujete

    Asistent pripraví koncept e-mailu a nechá ho na vašej kontrole (create_email_draft). Rozhodnutie, čo zákazníkovi odíde, zostáva na vás.

  • Odošle, až keď to poviete

    Asistent odošle e-mail na váš pokyn (email_send). O tom, kedy a čo zákazníkovi odíde, rozhodujete vy, nie samotný asistent.

  • Prílohy priloží aj dohľadá

    Asistent nahrá prílohu k správe a vyhľadá prílohy, ktoré potrebujete (upload_email_attachment, search_attachments). Nemusíte ich loviť v staršej pošte.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Môžem do Draivixu pripojiť existujúce firemné schránky?

Áno. Pripojíte ľubovoľnú schránku cez IMAP a SMTP, alebo účet Gmail či Microsoft 365 cez prihlásenie u poskytovateľa. Pošta zostáva na vašom serveri, Draivix ju synchronizuje.

Ako rýchlo sa nová správa v Draivixe objaví?

Plánovaná kontrola beží každú minútu. Pri IMAP schránkach s pripojením IDLE a pri Gmaile či Microsoft 365 s push upozornením sa správa objaví takmer okamžite.

Označí Draivix správy na serveri ako prečítané?

Nie. Synchronizácia číta správy tak, aby sa stav prečítania na serveri nezmenil. Správa sa označí ako prečítaná, až keď ju otvoríte.

Fungujú pravidlá pre triedenie pošty aj mimo Draivixu?

Pri IMAP schránkach áno. Draivix prevedie filtre do skriptu Sieve a nahrá ho na poštový server, takže platia aj v iných poštových programoch.

Vie asistent AI posielať e-maily sám?

Asistent pripraví koncept, dohľadá príjemcu a odošle správu, keď ho o to požiadate. Bez vášho pokynu správy neodosiela.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Komunikácia

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu