Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Financie a účtovníctvo · modul

Párovanie platieb s dokladmi

Spáruje bankové pohyby s faktúrami, zálohami, prijatými faktúrami a mzdami

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Banková transakcia
  • Položka výpisu
  • Platba
  • Faktúra vydaná
  • Zálohová faktúra
  • Faktúra prijatá
  • Prijatá zálohová faktúra
  • Výplata
13
schopností
8
druhov záznamov
8
automatizácií
2
integrácie a AI nástroje

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Modul BankingAccounting prepája bankové transakcie s dokladmi v Draivixe. Každú prichádzajúcu aj odchádzajúcu platbu spáruje s faktúrou, zálohou, prijatou faktúrou alebo výplatou, zapíše úhradu a odovzdá účtovný záznam do hlavnej knihy. Čo spárovať nejde, označí na ručnú kontrolu.

  • Prevody medzi účtami nemýliaSystém rozpozná prevod medzi vašimi vlastnými účtami a doklad k nemu nehľadá. Presuny peňazí vo vnútri firmy tak nekončia medzi položkami na ručnú kontrolu.
  • Symboly nájdu správnu faktúruPárovanie hľadá zhodu variabilného a špecifického symbolu. Keď symbolom zodpovedá viac dokladov, vyberie jeden podľa skóre v okne 60 dní, takže nerozhodujete každý prípad sami.
  • Platby dodávateľom podľa IČOOdchádzajúce platby systém páruje podľa IČO dodávateľa a sumy. Prijatú faktúru tak nájde podľa toho, komu a koľko ste platili.
  • Aj platby v cudzej menePlatby v cudzej mene systém páruje podľa sumy a dátumu v okne 14 dní. Zahraničné úhrady tak majú vlastné pravidlo a neležia mimo párovania.
  • Platiteľa spozná podľa účtuSystém skúsi aj bankový účet platiteľa uložený pri protistrane. Známeho zákazníka alebo dodávateľa tak spozná aj podľa čísla účtu.
  • Odložené platby dostanú ďalšiu šancuOdložené transakcie sa znova párujú každých desať minút. Keď medzitým pribudne doklad, nemusíte párovanie spúšťať ručne.
  • Platba sa prepíše do dokladuKu spárovanej transakcii vznikne platba a prepočíta sa stav faktúry, zálohy alebo výplaty. Doklad tak ukazuje stav úhrady bez ručného zápisu.
  • Poplatky a kurzy v účtovníctveBankové platby, bankové poplatky a realizované kurzové rozdiely majú vlastné účtovné záznamy. Účtovník ich tak nemusí riešiť mimo systému.
  • Ručné priradenie s rovnakou kontrolouRučné priradenie prechádza rovnakými kontrolami smeru platby a typu dokladu ako automatické. Ani pri ručnom zásahu tak platbu nepriradíte k nesprávnemu typu dokladu.
  • Platba bez dokladu nezapadneKeď sa k transakcii doklad nenájde, odíde upozornenie a jeho príjemcu si nastavíte. Nespárované platby tak má na starosti konkrétny človek.
  • Hneď vidíte, čo faktúre chýbaOdznak pri položke výpisu ukáže, že prijatej faktúre chýba príloha alebo nie je vyťažená. Viete tak, čo doplniť, bez toho, aby ste otvárali každý doklad.
  • Platby pripravené pre bankuZ výplat pripravíte platobné príkazy a z prijatých faktúr dávku XLSX pre ČSOB. Platby tak nemusíte do banky zadávať jednu po druhej.
  • Odchádzajúca platba pripraví faktúruZ odchádzajúcej platby sa pripraví koncept prijatej faktúry. Zapínate to pre každý účet zvlášť a koncept potom prechádza bežným schválením.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Ako párovanie prebieha

    Pri každej novej alebo zmenenej transakcii systém postupuje v pevnom poradí. Najprv rozpozná prevod medzi vašimi vlastnými účtami, ku ktorému sa žiadny doklad nehľadá. Platnú existujúcu väzbu ponechá. Potom hľadá zhodu variabilného a špecifického symbolu. Keď symbolom zodpovedá viac dokladov, vyberie jeden podľa skóre v časovom okne 60 dní.

    Čítať podrobnejšie

    Pri odchádzajúcich platbách porovnáva IČO dodávateľa a sumu. Pri cudzej mene porovnáva sumu a dátum v okne 14 dní. Nakoniec skúsi bankový účet platiteľa podľa účtov protistrán. Keď nič nesedí, transakciu označí na ručné priradenie alebo ako bez dokladu. Odložené transakcie sa k vydaným faktúram znova skúšajú každých desať minút. Párovanie s prijatými faktúrami beží rovnako často, len čo administrátor zapne jeho úlohu.

  2. Čo sa stane po spárovaní

    Ku spárovanej transakcii vznikne platba a faktúra alebo záloha prepočíta stav úhrady. Spárovaná výplata sa označí ako zaplatená. Do hlavnej knihy sa odovzdá záznam o bankovej platbe. Bankové poplatky a realizované kurzové rozdiely majú vlastné účtovné záznamy.

    Čítať podrobnejšie

    Každá transakcia sa zapíše len raz. Keď zápis do hlavnej knihy zlyhá, spracovanie sa zopakuje a chyba sa nestratí.

  3. Ručné priradenie a kontrola

    Ručne zadaná väzba platí podľa rovnakých pravidiel ako automatická. Transakcia smie mať len jeden doklad. Prichádzajúca platba uhrádza faktúru alebo zálohu. Odchádzajúca platba uhrádza prijatú faktúru, prijatú zálohu alebo výplatu. Záporná prichádzajúca suma je vratka, nie platba. Koncept ani stornovaný doklad cieľom byť nemôže.

    Čítať podrobnejšie

    V zozname transakcií filtrujete podľa stavu priradenia. Pri položkách výpisu odznak ukáže, že k prijatej faktúre chýba príloha alebo že faktúra nie je vyťažená. Tlačidlom Znova vyťažiť faktúru pošlete prílohu na AI vyťaženie. Keď sa k transakcii doklad nenájde, odíde upozornenie. Jeho príjemcu si nastavíte.

  4. Platobné príkazy a koncepty z banky

    Z výplat pripravíte tlačidlom Odoslať do banky platobné príkazy. Bankové odpísanie sa potom k položkám výplat priradí samo. Z prijatých faktúr vyexportujete dávku XLSX na import do ČSOB a staré exportné súbory sa priebežne mažú.

    Čítať podrobnejšie

    Pri vybraných účtoch zapnete, aby sa z odchádzajúcej platby pripravil koncept prijatej faktúry. Po schválení na úhradu sa k nemu pôvodná transakcia priradí ako platba.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Párovanie beží pri každej platbe

    Každá nová alebo zmenená transakcia sa automaticky pokúsi spárovať. Čo spárovať nejde, systém označí na ručnú kontrolu, takže účtovník rieši len výnimky.

  2. Nové pokusy o spárovanie

    Každých desať minút sa odložené transakcie znova párujú k vydaným faktúram. Platba, ku ktorej doklad zatiaľ chýbal, tak môže faktúru nájsť neskôr.

  3. Prijaté faktúry po zapnutí úlohy

    Keď administrátor zapne úlohu, beží párovanie s prijatými faktúrami každých desať minút. Odchádzajúce platby sa tak priebežne priraďujú k dokladom dodávateľov.

  4. Výplaty si nájdu odpísanie

    Každých desať minút sa bankové odpísanie páruje s výplatami. K položkám výplat sa tak priradí bez ručného dohľadávania vo výpise.

  5. Zo spárovania rovno platba

    Spárovaná transakcia vytvorí platbu a odovzdá záznam do hlavnej knihy. Rovnaké údaje tak nikto nezadáva do účtovníctva znova.

  6. Staré súbory sa upratujú

    Každé štyri hodiny sa mažú staré exportné súbory pre ČSOB. Staré platobné dávky sa tak v systéme nehromadia.

  7. Upozornenie na platbu bez dokladu

    Keď sa k transakcii doklad nenájde, systém odošle upozornenie. Zodpovedný človek sa o nej dozvie a môže ju priradiť ručne.

  8. Úloha pre účtovníka z banky

    V module Automatizácia nastavíte pravidlo, ktoré napríklad pri transakcii na ručné priradenie založí úlohu pre účtovníka. Výnimka sa tak dostane rovno k tomu, kto ju rieši.

Napojenie von

  • Dávka platieb do ČSOBDo ČSOB odovzdáte platby ako dávkový súbor XLSX, ktorý v banke naimportujete. Prijaté faktúry tak nemusíte zadávať na úhradu ručne.
  • Výplaty odchádzajú cez FioPlatobné príkazy z výplat odchádzajú do Fio cez modul Banking. Do internetového bankovníctva ich tak nemusíte prepisovať.

05Časté otázky

Podľa čoho Draivix platbu spáruje?

Podľa variabilného a špecifického symbolu, pri odchádzajúcich platbách podľa IČO dodávateľa a sumy, pri cudzej mene podľa sumy a dátumu a nakoniec podľa bankového účtu platiteľa.

Čo sa stane s platbou, ktorú systém nespáruje?

Označí ju na ručné priradenie alebo ako bez dokladu, pošle upozornenie a každých desať minút ju skúsi spárovať znova.

Môžem platbu priradiť ručne k ľubovoľnému dokladu?

Len k dokladu, ktorý zodpovedá smeru platby. Prichádzajúca platba uhrádza faktúru alebo zálohu, odchádzajúca uhrádza prijatú faktúru, prijatú zálohu alebo výplatu. Koncept ani storno vybrať nemožno.

Párujú sa aj mzdy?

Áno. Z výplat sa pripravia platobné príkazy a odpísané sumy z banky sa k položkám výplat priradia samy.

Zaúčtujú sa bankové poplatky a kurzové rozdiely?

Áno. Pre bankové poplatky aj realizované kurzové rozdiely vzniká vlastný záznam pre hlavnú knihu.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Financie a účtovníctvo

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu