Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Dokumenty a tlačové šablóny

Knižnica dokumentov, tlač do PDF z upraviteľných šablón a formuláre s podpisom

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Dokument
  • Priečinok dokumentov
  • Šablóna dokumentu
  • Šablóna formulára
  • Vyplnený formulár
  • Šablóna (starší typ)
14
schopností
6
druhov záznamov
4
automatizácie
2
integrácie a AI nástroje

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Dokumenty sú knižnica firemných súborov a zároveň tlačové centrum systému: z upraviteľných šablón vytvoria PDF, HTML e-mail alebo webovú ponuku z akéhokoľvek tlačiteľného záznamu. Faktúry, dobropisy, ponuky, objednávky, servisné protokoly aj cestovné príkazy sa tlačia cez tento modul. Navyše obsahuje formuláre s elektronickým podpisom cez verejný odkaz.

  • Zmluvy v prehľadnej knižniciKnižnica ukladá dokumenty do stromu priečinkov a pri každom eviduje typ, stav, dátum zverejnenia a dátum platnosti. Hneď spoznáte, ktorý dokument ešte platí.
  • Súbor nájdete pri záznameDokument prepojíte s firmou, leadom, obchodným prípadom, ponukou, objednávkou alebo výrobným číslom. Zmluvu či technický list potom nájdete priamo pri zázname.
  • PDF z každého záznamuĽubovoľný tlačiteľný záznam vytlačíte do PDF jednou akciou a systém sám vyberie predvolenú šablónu. Doklad je pripravený na stiahnutie a nikto ho neprepisuje.
  • Správna šablóna bez vyberaniaPredvolenú šablónu určí typ záznamu a vystavovateľ. Dokument tak vyjde v podobe, ktorá k nemu patrí, bez toho, aby ju niekto musel zakaždým hľadať.
  • Vytlačený doklad zostane pri záznameAkcia Uložiť vytlačený dokument uloží PDF ako prílohu záznamu. K tomu, čo ste vytlačili, sa neskôr vrátite bez hľadania v počítači.
  • Celá dávka v jednom súboreHromadná akcia vytvorí PDF z viacerých záznamov a zabalí ich do jedného súboru ZIP. Väčšiu sadu dokladov stiahnete naraz, nie po jednom.
  • Zrušený doklad neprehliadneteKeď je doklad v stave zrušené, systém na jeho PDF pridá diagonálnu pečiatku. Nikto si zrušený dokument nepomýli s platným.
  • Šablóny bez programátoraV editore šablónu zložíte z blokov alebo vložíte vlastné HTML a CSS a výsledok overíte v náhľade. Vzhľad dokumentov si tak upravíte sami.
  • Šablóna si poradí s položkamiDo šablóny vkladáte polia záznamu, cyklom prechádzate položky dokladu, pridávate podmienky a formátujete dátum a čísla. Dokument potom zodpovedá obsahu záznamu.
  • Šablóny pre tlač aj webŠablóna pracuje v režime PDF, e-mail alebo webová stránka. Tlačové výstupy, e-maily aj webové ponuky spravujete na jednom mieste a rovnakým spôsobom.
  • Hotové šablóny od začiatkuSystém dodáva 28 hotových šablón pre faktúry, dobropisy, ponuky, objednávky, servisný protokol a e-maily. Nezačínate s prázdnym editorom.
  • Vaše úpravy aktualizácia neprepíšeKeď upravíte systémovú šablónu, vznikne vaša kópia. Neskoršia aktualizácia ju neprepíše, takže doklady zostanú také, aké ste si nastavili.
  • Ponuka ako webová stránkaZákazník môže ponuku dostať ako webovú stránku v jednom zo šiestich dizajnov. Vzhľad zvolíte podľa toho, ako sa chce vaša firma prezentovať.
  • Podpis cez verejný odkazŠablóna formulára definuje otázky, vyplnený formulár pošlete zákazníkovi verejným odkazom na podpis a výsledok sa uloží do PDF. Papier obiehať nemusí.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Knižnica dokumentov

    Dokument má názov, súbor, typ, stav, dátum zverejnenia a dátum platnosti. Ukladá sa do stromu priečinkov a možno ho prepojiť s firmou, leadom, obchodným prípadom, ponukou, objednávkou, udalosťou alebo výrobným číslom. Zmluvu, certifikát alebo technický list tak nájdete priamo pri zázname, ku ktorému patrí.

  2. Tlač do PDF jedným kliknutím

    Na každom tlačiteľnom zázname je akcia PDF. Systém vyberie predvolenú šablónu podľa typu záznamu a vystavovateľa, doplní dáta záznamu aj nadviazaných položiek a vytvorí PDF na stiahnutie. Akcia Uložiť vytlačený dokument uloží PDF ako prílohu záznamu a hromadná akcia zabalí PDF viacerých záznamov do jedného ZIP súboru.

    Čítať podrobnejšie

    Ak je záznam v stave zrušené, systém do PDF automaticky pridá diagonálnu pečiatku. Pri prevode do PDF sú v predvolenom stave blokované vzdialené zdroje aj JavaScript, takže šablóna nenačíta nič, čo do nej nepatrí.

  3. Šablóny bez programátora

    Šablóny upravujete v editore šablón: skladáte bloky alebo vložíte vlastné HTML s CSS. Do textu vkladáte polia záznamu, formátujete dátumy a čísla, prechádzate položky dokladu a používate podmienky typu „ak je vyplnené“. Šablóna má režim PDF, e-mail alebo web; k dispozícii je náhľad, duplikácia a export.

    Čítať podrobnejšie

    Systém dodáva 28 hotových systémových šablón: faktúry, dobropisy, ponuky, objednávky, servisný protokol, e-maily a webové ponuky. Webové šablóny obsluhujú stránku ponuky pre zákazníka v šiestich dizajnoch. Keď systémovú šablónu upravíte, vznikne vaša kópia a neskoršia aktualizácia ju neprepíše.

  4. Formuláre s podpisom

    Šablóna formulára definuje otázky a má číslo verzie. Formulár vyplníte k ľubovoľnému záznamu, napríklad k zákazke, a akciou Zdieľať odkaz na podpis pošlete zákazníkovi verejný odkaz. Po podpise a dokončení systém vytvorí PDF a uloží ho ako dokument pri zázname.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Šablóna sa vyberie sama

    Pri tlači záznamu systém automaticky vyberie predvolenú šablónu podľa jeho typu a vystavovateľa. Používateľ sa nemusí rozhodovať, ako má dokument vyzerať.

  2. Zrušenie je hneď vidieť

    Ak je záznam v stave zrušené, systém pri prevode do PDF pridá pečiatku zrušené. Neplatný dokument sa spozná hneď, aj keď koluje mimo systému.

  3. Podpis založí dokument sám

    Po dokončení podpísaného formulára systém vytvorí PDF a uloží ho ako dokument pri zázname. Nikto nemusí výsledok ručne sťahovať ani zakladať.

  4. Workflow pošle hotový e-mail

    Keď sa workflow spustí a sú splnené jeho podmienky, môže odoslať e-mail s dokumentovou e-mailovou šablónou. Opakované oznámenia majú jednotnú podobu.

Čo zvládne AI agent

  • Vyťaženie na vyžiadanie

    Asistent na požiadanie spustí vyťaženie nahraného dokumentu, teda načítanie údajov zo súboru. Vy nemusíte hľadať, kde sa spracovanie spúšťa.

  • Prílohy nájde a prenesie

    Asistent vyhľadá prílohy a podľa vášho zadania ich stiahne alebo skopíruje k inému záznamu. Súbor dostanete tam, kde ho potrebujete, bez prehľadávania záznamov.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Môžem si upraviť vzhľad faktúry v Draivixe?

Áno. Faktúru aj ďalšie doklady upravíte v editore šablón bez vydania novej verzie systému. Upravená systémová šablóna sa pri aktualizácii neprepíše.

Ako vytlačím viac faktúr naraz?

Označte záznamy v zozname a použite hromadnú akciu, ktorá PDF všetkých vybraných záznamov zabalí do jedného ZIP súboru.

Vie systém nechať zákazníka podpísať formulár?

Áno. Z vyplneného formulára vytvoríte verejný odkaz na podpis. Po podpise a dokončení systém uloží PDF ako dokument pri zázname.

Je možné poslať zákazníkovi ponuku ako webovú stránku?

Áno. Webové šablóny obsluhujú stránku ponuky pre zákazníka, ktorá je k dispozícii v šiestich dizajnoch.

Čo sa stane s PDF zrušeného dokladu?

Ak je záznam v stave zrušené, systém do PDF automaticky pridá diagonálnu pečiatku.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu