Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Predaj a CRM · modul

Správa zmlúv

Register zmlúv, NDA a dodatkov s položkami, platobným kalendárom a verziami textu

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Zmluva
  • Položka zmluvy
  • Platobný kalendár zmluvy
  • Verzia textu zmluvy
12
schopností
4
druhy záznamov
5
automatizácií
0
integrácií a AI nástrojov

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Správa zmlúv v Draivixe je register zmlúv, NDA, dodatkov a objednávok naviazaný na firmy, kontakty, projekty a cenové ponuky. Pri každej zmluve evidujete položky s dopočítanou sumou, platobný kalendár a verzie textu. Na jednom mieste tak vidíte, čo je s ktorým zákazníkom uzavreté, za koľko a v akom znení.

  • Zmluvy, NDA aj objednávky pohromadeKaždý dokument založíte s typom zmluva, NDA (dohoda o mlčanlivosti), dodatok alebo objednávka. Dohody so zákazníkmi tak vediete v jednom registri.
  • Viete, čo práve platíZmluva má stav koncept, platná, neplatná, revízia alebo archivovaná. Dátum archivácie sa nastaví a zruší sám podľa stavu, takže pri každej zmluve hneď vidíte, ako na tom je.
  • Zmluva prepojená s obchodomZmluvu priradíte firme, kontaktom, zodpovednému pracovníkovi, projektu aj cenovej ponuke. Od každej sa tak dostanete k ľuďom a obchodu, ku ktorému patrí.
  • Reťazec zmien je dohľadateľnýKaždý dodatok musí povinne odkazovať na zmluvy, ktoré mení. Kedykoľvek tak dohľadáte, ktorý dokument čo zmenil a ako sa dohoda vyvíjala.
  • Suma sa spočíta samaPoložky zmluvy môžu odkazovať na produkty. Systém automaticky dopočíta sumu po zľave a hmotnosť, takže hodnotu položiek nemusíte počítať ručne.
  • Prehľad plánovaných platiebPlatobný kalendár eviduje plánované platby a pri každej aj to, či je zaplatená alebo nezaplatená. Faktúry z neho modul nevystavuje, fakturácia prebieha v module Účtovníctvo.
  • Každé znenie má svoju verziuText zmluvy nahrávate ako PDF, DOC alebo DOCX a každé nahranie dostane ďalšie číslo verzie. Na zmluve vždy vidíte aktuálnu verziu, takže nepracujete so starým znením.
  • Každá zmena má vysvetlenieOd druhej verzie je pri nahraní povinná poznámka k zmene. Aj po čase tak z histórie spoznáte, čo a prečo sa v zmluve menilo.
  • Uzamknuté znenie zostane bez zmenyUzamknutá verzia sa už nezmení a každá úprava vytvorí novú. Vždy tak doložíte, v akom znení zmluva odišla na schválenie, na podpis alebo bola podpísaná.
  • Revízia nezapadnePri prechode zmluvy do revízie dostane zodpovedný pracovník upozornenie v aplikácii. Hneď vie, že je zmluva na rade, a nikto ho nemusí osobitne zháňať.
  • Termíny a originál v evidenciiPri zmluve evidujete dobu platnosti, výpovednú lehotu, automatické predĺženie a miesto uloženia originálu. Údaje slúžia na prehľad, pripomienky ani samotné predĺženie systém nevykonáva.
  • Zmluvy pri firme aj projektePrehľad zmlúv vidíte priamo na karte firmy aj na projekte. Keď riešite zákazníka alebo zákazku, máte uzavreté dohody poruke a nemusíte ich hľadať v registri.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Evidencia zmlúv

    Zmluvu založíte ako koncept a vyberiete typ: zmluva, NDA, dodatok alebo objednávka. Priradíte ju firme, kontaktným osobám, zodpovednému pracovníkovi, prípadne projektu a cenovej ponuke. Evidujete dobu platnosti, výpovednú lehotu, počet dní pre automatické predĺženie a miesto uloženia originálu.

    Čítať podrobnejšie

    Stav zmluvy je koncept, platná, neplatná, revízia alebo archivovaná. Dátum archivácie sa nastaví a zruší sám podľa stavu. Pri prechode do revízie dostane zodpovedný pracovník upozornenie v aplikácii. Dodatok povinne odkazuje na zmluvy, ktoré mení, takže reťazec zmien je dohľadateľný.

  2. Položky a platobný kalendár

    Položky zmluvy môžu odkazovať na produkty. Suma sa pri každom uložení dopočíta ako množstvo krát jednotková cena po zľave (zľava 0 až 100 %) a hmotnosť ako množstvo krát jednotková hmotnosť. Platobný kalendár eviduje plánované platby a pri každej, či je zaplatená. Faktúry z neho modul nevystavuje; fakturácia prebieha v module Účtovníctvo.

  3. Verzie textu zmluvy

    Text zmluvy nahrávate ako súbor PDF, DOC alebo DOCX; iné formáty a prázdne súbory systém odmietne. Každé nahranie dostane ďalšie číslo verzie a nahradí doterajšiu pracovnú verziu. Od druhej verzie je povinná poznámka k zmene. Na zmluve sa vždy zobrazuje aktuálna verzia.

    Čítať podrobnejšie

    Verziu je možné uzamknúť s dôvodom odoslané na schválenie, odoslané na podpis alebo podpísané. Uzamknutá verzia sa už nikdy nezmení, každá úprava vytvorí novú verziu. Zamknutie spúšťa schvaľovací alebo podpisový postup nastavený pre vašu firmu; predvolená inštalácia takýto postup nemá.

  4. Väzby na ďalšie agendy

    Zmluvy vidíte na karte firmy aj na projekte. Väzba na cenovú ponuku prepája zmluvu s obchodným procesom v CRM a Účtovníctve. Výpovednú lehotu a automatické predĺženie evidujete pre prehľad; pripomienky ani automatické predĺženie táto verzia nevykonáva.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Položky prepočítané pri uložení

    Pri každom uložení položky sa suma dopočíta ako množstvo krát jednotková cena po zľave a hmotnosť ako množstvo krát jednotková hmotnosť. Čísla tak zodpovedajú zadaným údajom.

  2. Dátum archivácie bez stráženia

    Keď sa zmení stav zmluvy, systém podľa neho dátum archivácie nastaví alebo zruší. Nikto ho nemusí zapisovať ručne a údaj zodpovedá stavu zmluvy.

  3. Správa zodpovednému pracovníkovi

    Len čo zmluva prejde do revízie, zodpovedný pracovník dostane upozornenie v aplikácii. Nemusíte ho informovať osobitne a zmluva nezostane bez povšimnutia.

  4. Verzie sa očíslujú samy

    Po každom nahraní textu dostane súbor ďalšie číslo verzie a nahradí predchádzajúcu pracovnú verziu. Je tak jasné, s ktorým znením sa práve pracuje.

  5. Na zmluve vždy aktuálny text

    Po každom nahraní sa na zmluve zobrazí aktuálna verzia textu. Kto zmluvu otvorí, má pred sebou posledné znenie a nemusí ho dohľadávať v súboroch.

05Časté otázky

Môžem v Draivixe evidovať NDA?

Áno. NDA je typ zmluvy popri bežnej zmluve, dodatku a objednávke a má rovnaké funkcie vrátane verzií textu.

Vystavuje platobný kalendár faktúry?

Nie. Platobný kalendár eviduje plánované platby a to, či sú zaplatené. Faktúry vystavujete v module Účtovníctvo.

Upozorní ma systém na končiacu sa výpovednú lehotu?

Výpovednú lehotu a dni automatického predĺženia evidujete pri zmluve. Pripomienky ani automatické predĺženie táto verzia nevykonáva.

Ako sa ukladajú zmeny textu zmluvy?

Každý nahraný súbor PDF, DOC alebo DOCX je nová verzia s číslom a od druhej verzie s poznámkou k zmene. Uzamknutú verziu už nemožno zmeniť.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Predaj a CRM

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu