Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Financie a účtovníctvo · modul

Prijaté faktúry a schvaľovanie

Príjem dodávateľských faktúr, kontrola voči objednávke, schválenie a úhrada

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Faktúra prijatá
  • Položka prijatej faktúry
  • Prijatá zálohová faktúra
  • Prijatý daňový doklad
  • Odchádzajúca platba
  • Platba
  • Stredisko
13
schopností
7
druhov záznamov
5
automatizácií
4
integrácie a AI nástroje

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Prijaté faktúry v Draivixe prevedú faktúru od dodávateľa celou cestou od príjmu cez kontrolu voči objednávke a príjemke až po schválenie na úhradu. Vaša firma platí len faktúry, ktoré prešli nastaveným schvaľovaním, a nikto nemôže schváliť sám seba.

  • Faktúra z e-mailu bez prepisovaniaZ e-mailovej prílohy alebo nahraného PDF pripraví AI vyťaženie koncept prijatej faktúry. Vy údaje len skontrolujete a nemusíte ich opisovať ručne.
  • Súbor ISDOC rovno do formuláraSúbor ISDOC od dodávateľa nahráte priamo vo formulári novej prijatej faktúry. Vznikne z neho koncept, takže údaje nemusíte zadávať ručne.
  • Z platby vznikne koncept faktúryZ odchádzajúcej bankovej platby sa môže pripraviť koncept prijatej faktúry. Zapínate to pre každý účet zvlášť, takže sami určíte, kde to dáva zmysel.
  • Faktúra sa overí voči nákupuSystém porovná riadky faktúry s objednávkou dodávateľovi a príjemkou a označí ich ako spárované, nespárované alebo výnimka. Rozdiely vidíte skôr, než faktúru schválite.
  • Schváliť, odložiť alebo zamietnuťSchvaľovateľ faktúru schváli na úhradu, schváli bez úhrady s neskorším uvoľnením alebo ju zamietne. Schválený doklad tak nemusíte platiť hneď.
  • Nikto neschváli sám sebaŽiadateľ nemôže schváliť vlastnú faktúru a všetky kroky schvaľovania sa ukladajú do histórie. Spätne tak dohľadáte, kto o platbe rozhodol.
  • Schvaľovanie podľa výšky sumyStupne schvaľovania určíte podľa sumy a zvolíte, či stačí jeden zo skupiny, alebo musí schváliť reťazec osôb. Drobný nákup tak nemusí ísť rovnakou cestou ako veľká faktúra.
  • Pravidlá podľa vašej organizáciePravidlá môžu závisieť od pobočky alebo iných údajov faktúry a voliteľne vypustiť kontrolu voči objednávke. Schvaľovanie tak kopíruje spôsob, akým vaša firma funguje.
  • Náklady na správne strediskoRiadky faktúry priradíte k strediskám hromadne. Ani pri dlhšej faktúre tak nemusíte stredisko vyberať riadok po riadku.
  • Schválené faktúry rovno na platbuSchválené faktúry vyexportujete ako platobný príkaz GPC. Banke odovzdáte jeden súbor a sumy ani účty nemusíte znova zadávať ručne.
  • Dávka platieb pre ČSOBDávku platieb vyexportujete do súboru XLSX určeného pre ČSOB. V banke ju naimportujete a platby nezadávate jednu po druhej.
  • ISDOC jednotlivo aj v archívePrijatú faktúru vyexportujete do ISDOC jednotlivo alebo viac faktúr naraz v archíve ZIP. Účtovník tak dostane doklady v jednom súbore alebo každý zvlášť.
  • Zálohy dodávateľom pod kontrolouEvidujete aj prijaté zálohové faktúry a prijaté daňové doklady vrátane platieb. Prehľad tak máte aj o tom, čo ste dodávateľom zaplatili vopred.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Odkiaľ faktúry prichádzajú

    Faktúru z e-mailovej prílohy alebo nahraného PDF vyťaží modul AI vyťažovanie dokladov a pripraví z nej koncept. Súbor ISDOC nahráte priamo vo formulári novej prijatej faktúry. Pri vybraných bankových účtoch môžete zapnúť, aby sa koncept prijatej faktúry pripravil aj z odchádzajúcej bankovej platby.

    Čítať podrobnejšie

    Pri prijatých faktúrach je automatické doplnenie DUZP v predvolenom stave vypnuté a zapnete ho v nastaveniach. Riadky faktúry možno hromadne priradiť k strediskám.

  2. Kontrola voči objednávke a príjemke

    Systém porovná riadky faktúry s objednávkou dodávateľovi a s príjemkou na sklad. Celá faktúra aj každý riadok dostane stav spárované, nespárované alebo výnimka. Párovanie sa obnoví samo pri každej zmene riadkov alebo faktúry.

    Čítať podrobnejšie

    Faktúra, ktorá s nákupom nesúvisí, má vlastné pravidlá párovania. Ako ďalší doklad slúži aj banková transakcia.

  3. Schvaľovanie podľa vašich pravidiel

    Faktúru odošlete na schválenie. Schvaľovateľ ju schváli na úhradu, schváli bez okamžitej úhrady alebo zamietne. Faktúru schválenú bez úhrady môžete na platbu uvoľniť neskôr. Žiadateľ nemôže schváliť vlastnú faktúru. Každý krok sa ukladá do histórie schvaľovania.

    Čítať podrobnejšie

    Pravidlá sú v konfigurácii vašej inštancie. Nastavíte, či stačí jeden zo schvaľovateľov, alebo musí schváliť reťazec osôb, a stupne podľa sumy. Napríklad do určitej sumy stačí jedno schválenie a nad ňou schvaľuje vedúci a potom finančné oddelenie. Pravidlá môžu závisieť aj od pobočky alebo iných údajov faktúry. Pri vybraných pravidlách možno kontrolu voči objednávke vypustiť. Keď stupne vypnete, stačí jedno schválenie od niekoho iného než žiadateľa a kontrola voči objednávke zostáva povinná.

  4. Úhrada a zaúčtovanie

    Schválené faktúry vyexportujete ako platobný príkaz vo formáte GPC alebo ako dávku XLSX pre ČSOB. Faktúru možno vyexportovať aj do ISDOC. Odchádzajúcu platbu z banky systém spáruje s faktúrou a stav sa zmení na čiastočne zaplatené alebo zaplatené.

    Čítať podrobnejšie

    Potvrdená faktúra odovzdá záznam do hlavnej knihy, ak ju používate. Na udalosť schválenia na úhradu môže nadviazať pravidlo v module Automatizácia.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Párovanie sa obnoví samo

    Keď sa zmenia riadky alebo faktúra, párovanie s objednávkou a príjemkou sa spustí znova. Výsledok kontroly tak zodpovedá aktuálnej podobe dokladu.

  2. Správna cesta schválenia

    Schvaľovacie stupne sa vyhodnotia podľa pravidiel v konfigurácii vašej inštancie. O tom, kto má faktúru schvaľovať, tak nikto nemusí rozhodovať prípad od prípadu.

  3. Potvrdenie odovzdá záznam do knihy

    Keď faktúru potvrdíte, odovzdá účtovný záznam do hlavnej knihy, ak ju používate. Účtovník ho potom nemusí zakladať ručne.

  4. Z banky rovno úhrada

    Keď sa banková platba spáruje s faktúrou, zapíše sa úhrada a zmení sa stav faktúry. Či je zaplatené, tak nemusíte dohľadávať vo výpise.

  5. Schválenie spustí ďalší krok

    Udalosť schválenia na úhradu môže spustiť pravidlo v module Automatizácia. Nadväzujúci krok si určíte sami podľa toho, ako vaša firma pracuje.

Napojenie von

  • Príkaz vo formáte pre bankuBanke odovzdáte platby ako platobný príkaz vo formáte GPC. Súbor vzniká zo schválených prijatých faktúr, takže do banky ide len to, čo prešlo schválením.
  • Dávkový súbor pre ČSOBPre ČSOB je pripravený dávkový súbor XLSX s platbami. Naimportujete ho do banky a jednotlivé platby nemusíte zadávať ručne.
  • Výmena faktúr v ISDOCModul AccountingCZ zabezpečuje import aj export vo formáte ISDOC. Faktúry od dodávateľov načítate zo súboru a rovnakou cestou ich odovzdáte ďalej.

Čo zvládne AI agent

  • Vyťaženie na požiadanie v chate

    Asistenta požiadate o AI vyťaženie priloženého dokladu a on ho spustí nástrojom start_document_parsing. Výsledok potom prejde bežnou kontrolou a schvaľovaním prijatých faktúr.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Kto môže prijatú faktúru schváliť?

Ten, koho určia schvaľovacie pravidlá vašej inštancie. Žiadateľ nikdy nemôže schváliť vlastnú faktúru.

Dá sa nastaviť schvaľovanie podľa sumy?

Áno. Pre každý stupeň sumy určíte počet schválení alebo reťaz osôb, napríklad vedúci a potom finančné oddelenie.

Musí prijatá faktúra sedieť s objednávkou?

V predvolenom stave sa kontrola voči objednávke a príjemke vyžaduje. Pri vybraných pravidlách ju možno vypustiť.

Ako schválené faktúry zaplatím?

Vyexportujete ich ako platobný príkaz GPC alebo ako dávku XLSX pre ČSOB a nahráte do banky. Platbu potom systém spáruje z bankového výpisu.

Môžem faktúru schváliť a zaplatiť ju až neskôr?

Áno. Schválenie bez úhrady faktúru podrží a na platbu ju uvoľníte samostatným krokom.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Financie a účtovníctvo

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu