Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Financie a účtovníctvo · modul

AI vyťažovanie dokladov

Z faktúry v e-maile alebo v PDF pripraví koncept dokladu, ktorý skontrolujete

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Záznam AI vyťaženia
  • Faktúra prijatá
  • Položka prijatej faktúry
  • Predajná objednávka
  • Príloha
  • E-mail
12
schopností
6
druhov záznamov
4
automatizácie
5
integrácií a AI nástrojov

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Modul AiParsing pošle prílohu e-mailu alebo nahraný súbor externej čítacej službe s AI a z výsledku pripraví koncept prijatej faktúry, predajnej objednávky alebo mzdového dokladu. Účtovník doklad len skontroluje a schváli, namiesto toho, aby ho ručne prepisoval.

  • Doklad pripravený z prílohyPríloha e-mailu alebo nahraný súbor sa vyťaží do konceptu dokladu. Účtovník ho potom skontroluje a nemusí údaje prepisovať ručne.
  • Schránky, ktoré sa vyťažujú samyVo vybraných e-mailových schránkach a priečinkoch zapnete automatické vyťažovanie príloh. Sami tak určíte, odkiaľ sa majú doklady spracovávať.
  • Prečíta hlavičku aj riadkyVyťaží sa hlavička, odberateľ, dodávateľ, režim DPH, riadky, súčty a bankové spojenie. Koncept je potom pripravený na kontrolu, nie na ručné prepisovanie.
  • Dodávateľa dohľadá sámDodávateľa systém dohľadá v ARES a overí cez VIES. Potom ho prepojíte s existujúcou firmou alebo založíte novú, takže adresár zostáva v poriadku.
  • Cudzí doklad sa nespracujeDoklad adresovaný inej firme systém odmietne. Vašu firmu ako odberateľa spozná podľa nastavených PSČ, takže cudzia faktúra nedôjde až na schvaľovanie.
  • Jedna čítačka, rôzne dokladyZ vyťaženia môže vzniknúť prijatá faktúra, predajná objednávka alebo mzdové doklady. Rovnaký postup tak využijete pre nákup, predaj aj mzdy.
  • Vidíte, odkiaľ údaj pochádzaPri prijatej faktúre je panel auditu vyťaženia a na prílohe sa zvýrazní zdroj údajov. Pri kontrole tak hneď vidíte, odkiaľ ktorá hodnota pochádza.
  • Súčty si systém prepočítaVyťažené súčty prijatej faktúry porovnáte so súčtami spočítanými z riadkov. Nezrovnalosť tak uvidíte skôr, než faktúru schválite.
  • Predkontácia s prahom istotySystém navrhne predkontáciu, teda predbežné určenie účtov, ak si je istý aspoň na 90 %. Prah si nastavíte a návrh ďalej posudzuje účtovník.
  • Zaseknutý doklad nezapadneZáznam zaseknutý po 15 minútach systém zachytí a odošle upozornenie. Žiadny doklad tak nezostane ticho ležať v spracovaní.
  • Chybné vyťaženie možno zopakovaťChybné alebo zamietnuté vyťaženie môžete zopakovať. Údaje pre jeden nezdarený pokus nemusíte hneď prepisovať ručne.
  • Mzdové doklady bez duplicítMzdové doklady sa pred použitím kontrolujú na duplicity podľa súboru, zamestnanca a obdobia alebo podľa čísla dokladu a príjemcu. Rovnaký doklad tak nepoužijete dvakrát.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Ako sa doklad dostane na spracovanie

    Vyťaženie spustíte ručne pri prílohe alebo prijatej faktúre, alebo oň požiadate AI asistenta. Pre vybrané e-mailové schránky možno zapnúť automatické vyťažovanie príloh. Pri každej schránke určíte, aký doklad z príloh vznikne, a vyťažovanie zapnete len vo vybraných priečinkoch.

    Čítať podrobnejšie

    Dokument ide k externej čítacej službe s AI. Odchádzajúce spojenie stráži bezpečnostné pravidlo pre povolené adresy. Výsledok príde hneď alebo neskôr spätným volaním chráneným kľúčom viazaným na konkrétny záznam.

  2. Čo sa z faktúry vyťaží

    Pri prijatej faktúre sa vyťaží hlavička, údaje odberateľa a dodávateľa, režim DPH, riadky, súčty a bankové spojenie. Dodávateľa systém dohľadá cez ARES a VIES. Ak v adresári chýba, ponúkne ho prepojiť s existujúcou firmou alebo založiť novú.

    Čítať podrobnejšie

    Kontrola odberateľa odmietne doklad adresovaný inej firme. Vašu firmu ako odberateľa spozná podľa nastavených PSČ.

  3. Kontrola a schválenie človekom

    Vyťažené údaje použije používateľ jedným krokom a vznikne koncept dokladu s riadkami. Keď vyťaženie spustíte pri existujúcej prijatej faktúre, výsledok sa do nej zapíše sám. Koncept potom prechádza bežným schvaľovaním prijatých faktúr.

    Čítať podrobnejšie

    Pri prijatej faktúre je panel auditu vyťaženia. Na prílohách sa zobrazí zvýraznenie, odkiaľ údaje pochádzajú, a voliteľne aj nálezy čítacej služby. Vyťažené súčty možno porovnať so súčtami spočítanými z riadkov. Po zapnutí navrhne systém predkontáciu, ak si je istý aspoň na 90 %. Prah si nastavíte.

  4. Spoľahlivosť spracovania

    Záznam, ktorý sa zasekne dlhšie než 15 minút, sa označí ako chybný a odíde upozornenie. Chybné alebo zamietnuté vyťaženie možno zopakovať. Mzdové doklady sa pred použitím kontrolujú na duplicity podľa súboru, zamestnanca a obdobia alebo podľa čísla dokladu a príjemcu.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Nová príloha ide na čítanie

    Keď do povolenej schránky a priečinka dorazí nová príloha, sama sa odošle na vyťaženie. Doklady tak nemusíte na spracovanie odovzdávať ručne.

  2. Výsledok sa zapíše do faktúry

    Keď vyťaženie beží pre existujúcu prijatú faktúru, výsledok sa do nej po doručení zapíše. Nemusíte ho prenášať ručne a faktúra ďalej prechádza schvaľovaním.

  3. Zaseknuté záznamy sa hlásia

    Každých päť minút systém označí zaseknuté záznamy ako chybné a pošle upozornenie. Problém sa tak dozviete včas a vyťaženie môžete zopakovať.

  4. Návrh účtov po vyťažení

    Ak je návrh predkontácie zapnutý, vznikne po vyťažení dokladu. Účtovníčka tak dostane podklad na posúdenie namiesto toho, aby účty vyberala od začiatku.

Napojenie von

  • Doklady číta externá službaDokument odchádza do externej čítacej služby s AI cez HTTPS a výsledok sa vracia vo formáte JSON, hneď alebo spätným volaním. Odchádzajúce spojenie stráži pravidlo pre povolené adresy.
  • Údaje o firme z ARESSystém dohľadáva dodávateľa v ARES, teda v českom obchodnom registri. Údaje o firme tak nemusíte odpisovať ručne.
  • Overenie IČ DPH cez VIESCez VIES sa overuje DIČ (IČ DPH) v EÚ. Údaj dodávateľa tak máte overený priamo pri spracovaní dokladu, bez samostatného hľadania.
  • Prílohy priamo zo schránokVyťažovanie berie prílohy z e-mailových schránok v Draivixe. Pri každej schránke určíte, aký doklad z príloh vznikne a v ktorých priečinkoch sa vyťažuje.

Čo zvládne AI agent

  • Požiadate a asistent vyťaží

    Asistenta požiadate o vyťaženie nahraného dokumentu a on ho spustí nástrojom start_document_parsing. Vznikne koncept, ktorý potom sami skontrolujete.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Zaúčtuje AI faktúru sama?

Nie. Pripraví koncept prijatej faktúry a doklad potom prechádza kontrolou a schvaľovaním, ktoré vykoná človek.

Dokáže Draivix brať faktúry rovno z e-mailu?

Áno. Pre vybrané schránky a priečinky sa prílohy vyťažujú automaticky a pri každej schránke určíte, aký doklad má vzniknúť.

Ako systém spozná dodávateľa?

Dohľadá ho cez ARES a VIES. Keď vo vašom adresári chýba, ponúkne jeho prepojenie s existujúcou firmou alebo založenie nového záznamu.

Čo ak faktúra nie je adresovaná našej firme?

Kontrola odberateľa takýto doklad odmietne. Vašu firmu spozná podľa PSČ, ktoré nastavíte.

Aké doklady dokáže vyťažiť?

Prijaté faktúry, predajné objednávky a mzdové doklady.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Financie a účtovníctvo

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu