Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Ľudia a dochádzka · modul

Absencie a dovolenka

Žiadosti o dovolenku so schválením nadriadeným, zostatky hodín a kalendár absencií

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Žiadosť o absenciu
  • Rozhodnutie o žiadosti
  • Absencia
  • Štátny sviatok
  • Pracovný kalendár
  • Dochádzkový záznam
13
schopností
6
druhov záznamov
7
automatizácií
5
integrácií a AI nástrojov

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Modul absencií v Draivixe prijíma žiadosti o dovolenku, návštevu lekára, home office, náhradné voľno a ďalšiu neprítomnosť a vedie ich na schválenie nadriadenému. Schválená žiadosť sa sama prepíše do dochádzky, do zostatku dovolenky a do kalendára v Outlooku. Vaša firma vidí, kto kedy chýba, bez tabuliek a e-mailov.

  • Hodiny vidíte hneď pri žiadostiPri zakladaní žiadosti o absenciu zamestnanec hneď vidí náhľad, koľko hodín ho bude stáť. Počíta sa podľa jeho pracovného kalendára, takže nič nemusí prepočítavať sám.
  • Žiadne prekrývajúce sa žiadostiAk sa nová žiadosť prekrýva s inou aktívnou žiadosťou, systém ju neprijme. Schvaľovateľ tak nerieši dve žiadosti na rovnaký termín.
  • Žiadosť zadá aj administrátorAdministrátor s oprávnením pre všetky záznamy môže založiť žiadosť za zamestnanca. Absencia sa tak dostane do evidencie, aj keď si ju človek sám zadať nemôže.
  • Vždy je jasné, kto rozhodujeO žiadosti rozhoduje nadriadený, ktokoľvek vyššie v organizačnej štruktúre alebo určení schvaľovatelia, ktorí majú na starosti žiadosti všetkých zamestnancov. Rozhodnutie tak nestojí na jedinom človeku.
  • Schváliť, zamietnuť, vrátiť, zrušiťSchvaľovateľ žiadosť schváli, zamietne, vráti na doplnenie alebo zruší a ku každému rozhodnutiu môže pripojiť poznámku. Zamestnanec tak vie, na čom je a prečo.
  • Každé rozhodnutie zostane dohľadateľnéKaždé rozhodnutie sa zapíše do nemennej histórie: kto, kedy a s akou poznámkou. Pri neskoršom dopyte nemusíte nič dohľadávať v e-mailoch.
  • Rozhodnuté znamená rozhodnutéV nastavení určíte, či sa dá už schválená alebo zamietnutá žiadosť rozhodnúť znova. Keď zmeny zakážete, vydané rozhodnutie už zmeniť nejde.
  • Žiadosť schvaľovateľa sama nájdeSchvaľovateľ dostane o novej žiadosti upozornenie v aplikácii, a ak to zapnete, aj e-mailom. Zamestnanec ho tak nemusí zvlášť zháňať.
  • Po schválení sa všetko prepíšeSchválenie v jednom kroku vytvorí záznam absencie, zapíše dochádzku na dotknuté dni a prepočíta zostatok hodín. Nikto nemusí to isté prepisovať na ďalšie miesta.
  • Absencie rovno v OutlookuPri prepojení s Outlookom sa absencia zverejní v kalendári a po zrušení z neho zase zmizne. Kolegovia tak vidia neprítomnosť tam, kde plánujú svoj deň.
  • Pošta neuviazne v prázdnej schránkeNové prichádzajúce e-maily neprítomného sa počas absencie preposielajú na spoločnú adresu tímu. Zapnete to po jednotlivých tímoch, nikdy pre celú firmu naraz, a správy tak môžu vybaviť kolegovia.
  • Zostatky dovolenky sa strážia samyK 1. januáru systém prevedie nevyčerpanú dovolenku do nového roka a k 30. júnu odoberie prevedené hodiny, ktoré dovtedy neboli vyčerpané. Prehľad zostatkov tak nevediete ručne.
  • Podmienky schválenia podľa vásPre vašu firmu je možné doplniť vlastnú podmienku schválenia, napríklad potvrdenie od lekára pri dlhšej chorobe. Kým nie je splnená, schválenie neprejde.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Ako žiadosť vzniká

    Zamestnanec založí žiadosť a hneď vidí náhľad, koľko hodín ho bude stáť. Hodiny sa počítajú podľa jeho pracovného kalendára. Ak sa nová žiadosť prekrýva s inou aktívnou žiadosťou, systém ju neprijme. Administrátor s oprávnením pre všetky záznamy môže žiadosť zadať za zamestnanca.

    Čítať podrobnejšie

    Typy neprítomnosti pokrývajú bežnú prax: dovolenku, chorobu a sick day, ošetrovanie člena rodiny, lekára, home office, náhradné voľno, neplatené voľno, zákonné prekážky a služobnú cestu.

  2. Kto smie rozhodnúť

    O žiadosti rozhoduje nadriadený alebo ktokoľvek vyššie v organizačnej štruktúre. Môžete tiež určiť schvaľovateľov, ktorí rozhodujú o žiadostiach všetkých zamestnancov. Administrátor môže rozhodnúť o akejkoľvek žiadosti a zamestnanec môže svoju žiadosť zrušiť. Pravidlo, kto smie rozhodnúť, je jedno pre tlačidlo v aplikácii aj pre API. Keď systém schvaľovateľa nedokáže overiť, rozhodnutie nepovolí.

    Čítať podrobnejšie

    Schvaľovateľ dostane upozornenie v aplikácii, a ak to zapnete, aj e-mailom. Žiadosť môže schváliť, zamietnuť, vrátiť na doplnenie alebo zrušiť, vždy s možnosťou poznámky. Každé rozhodnutie sa zapíše do nemennej histórie: kto, kedy, s akým výsledkom. Či sa dá už schválená alebo zamietnutá žiadosť rozhodnúť znova, určuje nastavenie.

    Pre vašu firmu možno doplniť vlastnú podmienku schválenia, napríklad že pracovná neschopnosť dlhšia než tri dni vyžaduje nahrané potvrdenie od lekára. Bez splnenia podmienky schválenie neprejde.

  3. Čo sa stane po schválení

    Schválenie v jednom kroku vytvorí záznam absencie, zapíše dochádzku na dotknuté dni a prepočíta zostatok hodín. Zamietnutie alebo zrušenie naviazanú absenciu odoberie. Žiadosť nad rámec zostatku systém neodmietne, posúdenie necháva na schvaľovateľovi.

    Čítať podrobnejšie

    Pri prepojení s Outlookom sa absencia zverejní v kalendári a po zrušení z neho zmizne. Ak zapnete preposielanie pošty a tím zamestnanca má nastavenú spoločnú adresu, nové prichádzajúce e-maily neprítomného sa počas absencie preposielajú na ňu. Preposielanie sa nastavuje po tímoch, nikdy pre celú firmu naraz.

  4. Zostatky, prevod a sviatky

    Prvého januára systém prevedie nevyčerpanú dovolenku do nového roka a 30. júna odoberie prevedené hodiny, ktoré dovtedy neboli vyčerpané. Obe pravidlá sa dajú vypnúť. Štátne sviatky sa synchronizujú dva roky dopredu, v predvolenom stave podľa českého kalendára.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Schválenie zapíše absenciu aj dochádzku

    Hneď ako schvaľovateľ žiadosť schváli, systém vytvorí záznam absencie, zapíše dochádzku na dotknuté dni a prepočíta zostatok. Evidenciu tak nikto nedopĺňa ručne.

  2. Zrušená žiadosť nezostane v evidencii

    Keď je žiadosť zamietnutá alebo zrušená, systém odoberie nadviazanú absenciu. V evidencii tak nezostane neprítomnosť, ktorá už neplatí.

  3. Dovolenka prejde do nového roka

    Každého 1. januára systém prevedie nevyčerpanú dovolenku do nového roka. Ak vaša firma postupuje inak, pravidlo je možné vypnúť.

  4. Prevedené hodiny majú svoj dátum

    Každého 30. júna systém odoberie prevedené hodiny, ktoré dovtedy zamestnanec nevyčerpal. Zostatky tak zostanú aktuálne a pravidlo môžete vypnúť.

  5. Sviatky stráži systém

    Raz mesačne systém synchronizuje štátne sviatky na dva roky dopredu a denne ich premieta do dochádzky. Ručné zapisovanie sviatkov tak vo vašej firme odpadá.

  6. Správy putujú k tímu

    Počas absencie systém prepošle nové prichádzajúce e-maily neprítomného na adresu tímu. Funkcia je voliteľná a správy sa medzitým dostanú ku kolegom.

  7. Outlook ukazuje aktuálny stav

    Keď vznikne absencia, systém ju zverejní v kalendári Outlook, a keď ju niekto zruší, zasa ju odoberie. Kalendár tak zodpovedá tomu, čo platí v evidencii.

Napojenie von

  • Absencie v kalendári OutlookuAbsencie sa prenášajú do kalendára Microsoft Outlook a po zrušení z neho miznú. Neprítomnosť kolegov tak vidíte v kalendári, ktorý používate.
  • Firemné schránky počas absencieNapojenie na firemné e-mailové schránky umožní počas absencie preposielať poštu neprítomného zamestnanca. Správy sa tak dostanú k tímu, aj keď adresát nie je v práci.

Čo zvládne AI agent

  • Prehľad žiadostí na požiadanie

    Požiadate AI agenta a ten vám vypíše žiadosti o absenciu. Prehľad dostanete hneď a nemusíte ho skladať zo zoznamov.

  • Moje absencie v jednej odpovedi

    Zamestnanec sa opýta a AI agent mu zhrnie jeho vlastné absencie. Nemusí kvôli tomu nič hľadať ani sa dopytovať nadriadeného.

  • Voľné termíny nájde agent

    Požiadate AI agenta a ten v kalendári používateľa nájde voľné termíny. Pri plánovaní tak kalendár nemusíte prechádzať deň po dni.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Kto v Draivixe schvaľuje dovolenku?

Nadriadený zamestnanca alebo ktokoľvek vyššie v organizačnej štruktúre. Firma môže určiť aj schvaľovateľa pre všetkých zamestnancov a administrátor smie rozhodnúť o akejkoľvek žiadosti.

Môže zamestnanec požiadať o viac dovolenky, než má?

Áno, systém žiadosť nad zostatok neodmietne. Rozhodnutie je na schvaľovateľovi a zostatok sa prepočíta po schválení.

Prepíše sa schválená dovolenka do dochádzky?

Áno. Schválenie vytvorí záznam absencie a dochádzku na dotknuté dni a prepočíta zostatok hodín.

Uvidia kolegovia absenciu v Outlooku?

Áno, ak používate prepojenie s Outlookom. Schválená absencia sa zverejní v kalendári a po zrušení sa odoberie.

Čo sa stane s nevyčerpanou dovolenkou na konci roka?

K 1. januáru sa prevedie do nového roka. Prevedené hodiny nevyčerpané do 30. júna systém odoberie. Obe pravidlá je možné vypnúť.

Je možné schválenú dovolenku zrušiť?

Áno. Zamestnanec môže zrušiť vlastnú žiadosť a nadviazaná absencia sa odoberie. Či smie schvaľovateľ zmeniť už vydané rozhodnutie, určuje nastavenie.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Ľudia a dochádzka

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu