Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Kalendár a rezervácia zdrojov

Spoločný kalendár stretnutí, hovorov a úloh, rezervácia miestností a áut a iCal odber

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Udalosť
  • Zdroj
  • Rezervácia zdroja
  • Kalendár
  • Odber kalendára
  • Oprávnenie ku kalendáru
  • Stretnutie
13
schopností
7
druhov záznamov
3
automatizácie
4
integrácie a AI nástroje

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Kalendár spojí do jedného pohľadu všetky termíny v systéme: stretnutia, hovory, úlohy, udalosti aj rezervácie. Vaša firma v ňom rezervuje zdieľané zdroje, ako sú zasadačky, autá alebo vybavenie, a systém stráži, aby sa rezervácie neprekrývali. Pozvánky odchádzajú s prílohou ICS a každý si môže kalendár odoberať v telefóne cez iCal.

  • Všetky termíny na jednom miesteStretnutia, hovory, úlohy, udalosti a rezervácie vidíte v jednom kalendári. Nemusíte prepínať medzi modulmi, aby ste zistili, čo vás a kolegov čaká.
  • Projekty aj personalistika v kalendáriKalendár zobrazí aj záznamy z ďalších modulov, napríklad z projektov a personalistiky. Plány z rôznych oddelení vidíte vedľa seba.
  • Kalendár podľa vašej prevádzkyNastavíte predvolený pohľad, dĺžku slotu, pracovný čas, zobrazenie víkendov a čísla týždňov. Kalendár potom zodpovedá tomu, ako vaša firma skutočne pracuje.
  • Priority spoznáte podľa farbyZáznamy sa farbia podľa zvoleného poľa, napríklad priority, a dokončené položky sú odlíšené. Čo ponáhľa a čo je hotové, spoznáte na prvý pohľad.
  • Opakované termíny bez prepisovaniaOpakované série sa rozbaľujú podľa pravidla RRULE, teda zápisu opakovania. Pravidelné stretnutie zadáte raz a v kalendári ho vidíte v každom termíne.
  • Nový termín za chvíľkuRýchle založenie termínu ponúka prednastavené názvy a predvolený typ záznamu. Bežné stretnutie alebo hovor zapíšete bez vypĺňania dlhého formulára.
  • Vidíte len to, čo chceteKaždý používateľ si vyberie, ktoré kalendáre chce vidieť. Namiesto preplnenej obrazovky má pred sebou termíny, ktoré sa ho skutočne týkajú.
  • Zasadačky a autá v evidenciiPri zdrojoch, ako sú zasadačky, autá alebo vybavenie, evidujete typ, umiestnenie, kapacitu a vlastníka. Každý vie, čo je k dispozícii a na koho sa obrátiť.
  • Schvaľovanie len pri vybraných zdrojochRezervácia má stav čaká, potvrdené alebo zrušené. Stav čaká vzniká len pri zdrojoch, ktoré vyžadujú schválenie, ostatné rezervácie nikoho nezdržujú.
  • Zasadačka nebude obsadená dvakrátSystém kontroluje prekrývanie rezervácií, pokiaľ zdroj súbeh výslovne nepovoľuje. Dve skupiny sa tak nestretnú v jednej zasadačke v rovnakom čase.
  • Pozvánka pripravená na odoslanieAkcia Odoslať pozvánku pripraví zo stretnutia e-mailový koncept s kalendárovou prílohou ICS pre všetkých účastníkov. E-mail pred odoslaním skontrolujete.
  • Pripomienka včas pred termínomPripomienky chodia v predvolenom stave 15 minút pred termínom. Ľudia sa stihnú na stretnutie alebo hovor pripraviť.
  • Kalendár aj v telefóneKaždý používateľ má osobnú adresu iCal, ktorú pridá do svojho kalendárového klienta. Feed obsahuje termíny od 6 mesiacov späť do 18 mesiacov dopredu.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Všetky termíny v jednom kalendári

    Kalendár zobrazí každý typ záznamu, ktorý má nastavené kalendárové údaje: stretnutia, hovory a úlohy, udalosti, ale aj záznamy z projektov alebo personalistiky. Predvolený pohľad je týždeň s 30-minútovými slotmi a zvýrazneným pracovným časom 8:00–18:00; víkendy, čísla týždňov a skrytie mimopracovných hodín si nastavíte.

    Čítať podrobnejšie

    Záznamy sa farbia podľa zvoleného poľa, napríklad priority, a dokončené položky sú odlíšené. Opakované série sa rozbaľujú podľa pravidla RRULE. Rýchle založenie termínu ponúka prednastavené názvy a predvolený typ záznamu. Používateľ si vyberie, ktoré kalendáre chce vidieť.

  2. Rezervácia zasadačiek, áut a vybavenia

    Zdroj má názov, typ, popis, umiestnenie, kapacitu, farbu a vlastníka. Rezervácia má stav čaká, potvrdené alebo zrušené; stav čaká vzniká len pri zdroji, ktorý vyžaduje schválenie. Systém kontroluje prekrývanie rezervácií, pokiaľ zdroj súbeh výslovne nepovoľuje. Rezervácie možno v nastaveniach vypnúť.

  3. Pozvánky a pripomienky

    Akcia Odoslať pozvánku na stretnutí pripraví e-mailový koncept s prílohou ICS pre všetkých účastníkov; e-mail pred odoslaním skontrolujete. Pripomienky chodia v predvolenom stave 15 minút pred termínom a odosiela ich úloha, ktorá beží každú minútu.

  4. iCal odber a ďalšie kalendáre

    Každý používateľ má osobnú adresu iCal, ktorú pridá do ľubovoľného kalendárového klienta. Feed obsahuje termíny od šiestich mesiacov späť do osemnástich mesiacov dopredu. Adresa obsahuje tajný token; pri jeho obnovení prestane stará adresa fungovať.

    Čítať podrobnejšie

    Synchronizáciu s kalendármi Google a Outlook zabezpečujú samostatné integračné moduly.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Pripomienka odíde načas

    Každú minútu beží úloha, ktorá odošle splatné pripomienky. Ľudia dostanú upozornenie vo chvíli, keď má prísť, a nikto ho nemusí spúšťať.

  2. Prekrytie odhalí systém sám

    Pri vytvorení rezervácie systém skontroluje, či sa neprekrýva s inou. Prípadnú kolíziu zistíte hneď pri zadávaní, nie až na mieste.

  3. Séria sa rozbalí pri zobrazení

    Pri zobrazení kalendára sa opakované série rozbalia podľa pravidla RRULE. Každý výskyt pravidelného termínu vidíte na svojom mieste, aj keď ste ho zadali iba raz.

Napojenie von

  • Termíny vo vašom kalendáriCez iCal odber pridáte svoje termíny do ľubovoľného kalendárového klienta. Adresa obsahuje tajný token a po jeho obnovení stará adresa prestane fungovať.
  • Spojenie s Googlom a OutlookomSynchronizáciu s kalendármi Google a Outlook zabezpečujú samostatné integračné moduly. Ľudia môžu ďalej používať kalendár, na ktorý sú zvyknutí.

Čo zvládne AI agent

  • Voľný termín bez listovania

    Asistent nájde voľné termíny vo vašom kalendári. Keď dohadujete stretnutie, nemusíte prechádzať týždeň po týždni, aby ste vedeli, kedy máte čas.

  • Váš program na požiadanie

    Asistent vypíše váš program na zvolené obdobie. Hneď viete, čo vás čaká dnes alebo budúci týždeň, bez toho, aby ste otvárali kalendár.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Môžem firemný kalendár vidieť v telefóne?

Áno. Každý používateľ má osobnú iCal adresu, ktorú pridá do kalendára v telefóne. Feed obsahuje termíny od šiestich mesiacov späť do osemnástich mesiacov dopredu.

Stráži systém dvojitú rezerváciu zasadačky?

Áno. Pri rezervácii systém kontroluje prekrývanie, pokiaľ zdroj súbežné rezervácie výslovne nepovoľuje.

Funguje synchronizácia s Google Kalendárom alebo Outlookom?

Synchronizáciu s Google a Outlookom zabezpečujú samostatné integračné moduly, ktoré sa ku kalendáru pripájajú.

Ako sa posielajú pozvánky na stretnutie?

Akcia Odoslať pozvánku pripraví e-mailový koncept s prílohou ICS pre účastníkov. Pred odoslaním ho môžete upraviť.

Kedy chodia pripomienky?

V predvolenom stave 15 minút pred termínom. Predstih aj zapnutie pripomienok nastavíte v nastaveniach kalendára.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu