Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Firmy, kontakty a aktivity

Jedna evidencia firiem a kontaktov, úlohy, stretnutia, hovory a AI zápis z rokovania

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Firma
  • Kontakt
  • Úloha
  • Stretnutie
  • Hovor
  • Prípad
  • Aktivita
  • Typ zákazníka
  • Obchodná rola
  • Adresa
  • Záznam zo stretnutia
  • Návrh akcie zo stretnutia
15
schopností
12
druhov záznamov
5
automatizácií
8
integrácií a AI nástrojov

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Firmy, kontakty a aktivity sú spoločná evidencia zákazníkov a partnerov vašej firmy: firmy, kontaktné osoby, úlohy, stretnutia, hovory a prípady. Obchod, účtovníctvo, servis aj projekty pracujú nad rovnakou kartou firmy, takže nikto nevedie vlastný zoznam. Zo záznamu videostretnutia systém pripraví prepis, zhrnutie a návrhy úloh, ktoré pred vykonaním schváli človek.

  • Skupina firiem prehľadne pohromadeKarta firmy nesie oficiálny názov, typ, odbor a web a radí firmy do hierarchie materských a dcérskych spoločností. Obchod aj účtovníci vidia rovnaké údaje a rovnaké väzby.
  • Človek zostáva jedným záznamomKontaktnú osobu priradíte k viacerým firmám zároveň. Keď obchodník prejde k inému zákazníkovi, nezakladáte ho znova a jeho záznam zostane jeden.
  • Viete, kam písať a volaťK záznamu uložíte viac e-mailov, telefónov a adries a označíte ich ako hlavné, neplatné alebo odhlásené. Vaši ľudia hneď vidia, ktorý údaj platí a kam sa písať nemá.
  • Zákazníci v jasných skupináchFirmám priradíte typ zákazníka so zákazníckou skupinou a určíte východiskový typ. Všetky oddelenia potom triedia zákazníkov podľa rovnakých pravidiel.
  • Jedna firma, jeden záznamDuplicitné firmy spojíte jednou akciou Zlúčiť priamo na karte. V evidencii zostane jediný záznam, s ktorým pracujú všetky oddelenia.
  • Na fakturáciu až s podkladmiÚloha nesie stav, prioritu a typ a pred fakturáciou prechádza schválením, ktoré overí podklady. Zamietnutá úloha sa vráti do stavu rozpracované.
  • Jasno, čo prebehlo a akoPri stretnutiach a hovoroch evidujete stav prebehlo alebo neprebehlo a k hovoru zapíšete výsledok. Kolegovia si priebeh dohľadajú v zázname a nemusia sa dopytovať.
  • Stretnutie aj s videohovoromStretnutie nastavíte ako opakované, spustíte z neho videohovor alebo k nemu pozvete hosťa odkazom. Hosť uvidí názov vašej firmy a odkaz na zásady ochrany osobných údajov.
  • Termíny sa pripomenú samySystém odosiela pripomienky k úlohám, stretnutiam a hovorom podľa času, ktorý nastavíte. Vaši ľudia nemusia termíny strážiť v hlave ani v diári.
  • Zápis zo stretnutia bez písaniaZ nahraného stretnutia systém pripraví prepis, zhrnutie a návrhy úloh. Každý návrh je koncept a vykoná sa, až keď ho schváli človek.
  • Neisté návrhy dostanú príznakAI návrhy s istotou pod nastavenou hranicou (východisková hodnota 80) systém označí na bližšiu kontrolu. Človek tak vie, ktorým venovať viac pozornosti, kým ich schváli.
  • Nahrávky len pre účastníkovPrístup k nahrávkam stretnutí môžete obmedziť len na účastníkov danej aktivity. Záznam citlivého rokovania tak zostane medzi tými, ktorí sa na ňom zúčastnili.
  • Mobil sa pripojí, keď chceteV nastavení môžete zapnúť synchronizáciu kontaktov a výpisu hovorov z mobilného zariadenia. Vo východiskovom stave je vypnutá, takže o nej rozhodujete vy.
  • Prípady naviazané na zákazníkaPrípad (Case) má číslo, stav a prioritu a je naviazaný na firmu aj jej kontakty. Každú vec na riešenie dohľadáte pri zákazníkovi a vidíte, ako na tom je.
  • Aktivita tímu na dashboardeWidget výkonu tímu v aktivitách ukáže na dashboarde, ako je tím aktívny. Vedenie má prehľad na úvodnej obrazovke a nemusí skladať vlastné zostavy.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Jedna karta firmy pre všetky oddelenia

    Karta firmy nesie názov, oficiálny názov, typ, odbor, web a telefón. Firmy možno radiť do hierarchie materská a dcérska firma a priradiť im typ zákazníka so zákazníckou skupinou. Kontaktná osoba môže patriť k viacerým firmám zároveň, takže obchodník, ktorý prejde k inému zákazníkovi, zostane jedným záznamom.

    Čítať podrobnejšie

    E-maily, telefóny a adresy sa ukladajú ako samostatné položky s označením hlavné, neplatné alebo odhlásené z komunikácie. Jeden kontakt tak môže mať viac e-mailov a telefónov a systém vie, na ktorý písať. Duplicitné firmy zlúčite akciou Zlúčiť priamo na karte.

  2. Úlohy, stretnutia a hovory

    Úloha má stav, prioritu, typ a termín. Stavy sú zoskupené tak, aby bolo vidieť, čo čaká na schválenie a čo je pripravené na fakturáciu. Akcie Schváliť na fakturáciu a Zamietnuť na fakturáciu overia podklady; zamietnutá úloha sa vráti do stavu rozpracované.

    Čítať podrobnejšie

    Stretnutia a hovory majú stav plánované, prebehlo alebo neprebehlo. Pri hovore zapíšete výsledok, stretnutie môžete nastaviť ako opakované, spustiť z neho videohovor alebo k nemu pozvať hosťa odkazom. Pre hostí sa zobrazí názov vašej firmy a odkaz na zásady ochrany osobných údajov. Pripomienky k úlohám, stretnutiam a hovorom odosiela systém každú minútu podľa nastaveného času.

    Okrem aktivít eviduje modul aj prípady (Case) s číslom, stavom, prioritou a typom, naviazané na firmu a kontakty.

  3. AI zápis zo stretnutia so schválením

    Keď poskytovateľ nahrávania ohlási hotový záznam stretnutia, systém overí zdieľané tajomstvo, záznam prepíše službou Soniox, nechá zvolený jazykový model napísať zhrnutie a navrhne ďalšie kroky, napríklad úlohu alebo follow-up. Každý návrh je koncept a vykoná sa až po schválení človekom.

    Čítať podrobnejšie

    Návrhy s nižšou istotou, než je nastavená hranica (východisková hodnota 80), systém navyše označí na bližšiu kontrolu. Prístup k nahrávkam môžete obmedziť len na účastníkov danej aktivity.

  4. Prehľad tímu a mobilné zariadenia

    Widget výkonu tímu v aktivitách ukazuje aktivitu tímu na dashboarde a k dispozícii je aj súhrn uskutočnených hovorov. V nastavení možno zapnúť synchronizáciu kontaktov a výpisu hovorov z mobilného zariadenia; vo východiskovom stave je vypnutá.

    Čítať podrobnejšie

    Zmeny stavov úloh, stretnutí a hovorov systém zverejňuje ako udalosti, na ktoré môžete naviazať automatizácie, napríklad upozorniť účtovníčku, keď je úloha pripravená na fakturáciu.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Pripomienky odchádzajú včas

    Každú minútu systém vyhľadá splatné pripomienky k úlohám, stretnutiam a hovorom a odošle ich. Upozornenie dorazí podľa času, ktorý ste nastavili.

  2. Stav úlohy pohne procesom

    Keď sa zmení stav úlohy, systém zapíše údaje o dokončení a vytvorí udalosť pre automatizácie. Naviažete na ňu napríklad upozornenie účtovníčky na úlohu pripravenú na fakturáciu.

  3. Výsledok rokovania spustí workflow

    Len čo sa zmení výsledok stretnutia alebo hovoru, systém vyvolá udalosť pre nadväzujúci workflow. Ďalší krok po rokovaní potom beží podľa pravidiel vašej firmy.

  4. Nahrávka prejde celým spracovaním

    Po ohlásení hotového záznamu systém nahrávku prijme, prepíše, zhrnie a pripraví návrhy akcií. Spracovanie sa skončí stavom hotové alebo na revíziu a návrhy schvaľuje človek.

  5. Slabšie návrhy čakajú na kontrolu

    Keď má návrh istotu pod nastavenou hranicou (východisková hodnota 80), systém ho sám označí na bližšiu kontrolu. Človek pri schvaľovaní hneď vidí, kde má spozornieť.

Napojenie von

  • Prepis reči cez SonioxZáznam stretnutia prevádza na text služba Soniox. Z hovoreného rokovania tak máte text, z ktorého vzniká zhrnutie a návrhy ďalších krokov.
  • Hotová nahrávka sa ohlási samaPoskytovateľ nahrávania videostretnutí pošle prichádzajúci webhook, teda automatickú správu o hotovom zázname. Systém ju spracuje až po overení zdieľaného tajomstva.
  • Zhrnutie píše zvolený modelZhrnutie stretnutia napíše jazykový model, ktorý určíte v nastavení. Vaša firma sama rozhoduje, ktorý model s obsahom rokovania pracuje.
  • Konferencie bežia cez GreenlightKonferenčnú časť obsluhuje backend Greenlight, teda server na pozadí konferencií. Prístupové údaje k nemu sa zadávajú v nastavení systému.

Čo zvládne AI agent

  • Úlohy z poznámok zo stretnutia

    Požiadate asistenta a z poznámok zo stretnutia pripraví návrh úloh. Ide o návrh, ktorý si pred vykonaním skontrolujete a schválite.

  • História firmy v skratke

    Asistent zhrnie nedávne aktivity pri firme: hovory, stretnutia a úlohy. Pred rokovaním so zákazníkom rýchlo zistíte, čo sa uňho naposledy dialo.

  • Stručne o kontaktnej osobe

    Na požiadanie pripraví asistent stručný prehľad o kontaktnej osobe. Hodí sa napríklad pred telefonátom, keď si potrebujete rýchlo pripomenúť, o koho ide.

  • Kto je kto u zákazníka

    Asistent zhrnie kontaktné osoby naviazané na firmu. Hneď vidíte, koho u zákazníka evidujete, bez toho, aby ste prechádzali celú kartu.

Človek schvaľuje, kde ide o peniaze, zákazníka alebo výnimku.

05Časté otázky

Môže jeden kontakt patriť k viacerým firmám?

Áno. Kontakt je s firmami prepojený vzťahom mnoho k mnohým, takže rovnaká osoba môže byť vedená pri viacerých firmách bez duplicitného záznamu.

Vykoná AI úlohy zo stretnutia sama?

Nie. Systém pripraví prepis, zhrnutie a návrhy úloh ako koncepty. Vykonajú sa až po tom, čo ich človek schváli; neisté návrhy sú navyše označené na bližšiu kontrolu.

Ako sa v Draivixe schvaľujú úlohy na fakturáciu?

Úlohu v stave čaká na schválenie alebo na fakturáciu schválite alebo zamietnete akciou na karte. Systém pritom overí podklady a zamietnutú úlohu vráti do stavu rozpracované.

Posiela systém pripomienky stretnutí?

Áno. Úloha beží každú minútu a odosiela splatné pripomienky k úlohám, stretnutiam a hovorom podľa nastaveného času.

Môžem pozvať na stretnutie niekoho mimo firmy?

Áno, ak je v nastavení povolený prístup hostí. Hosť dostane pozvánku s odkazom a na stránke stretnutia uvidí názov vašej firmy a odkaz na zásady ochrany osobných údajov.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu