Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Financie a účtovníctvo · modul

Dátové schránky

Príjem a odosielanie dátových správ priamo v ERP, triedenie a väzba na firmy

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Účet dátovej schránky
  • Dátová správa
  • Adresa dátovej schránky
  • Priečinok dátových správ
  • Filter dátových správ
  • Väzba dátovej schránky na firmu alebo kontakt
12
schopností
6
druhov záznamov
5
automatizácií
1
integrácia a AI nástroj

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Modul DataBox napojí dátové schránky vašej firmy na Draivix. Sťahuje prijaté aj odoslané dátové správy s prílohami, triedi ich do priečinkov, priradí ich k firmám a kontaktom a upozorní zodpovedných ľudí. Správy odošlete priamo z Draivixu.

  • Ráno máte správy v systémeKaždú noc sa stiahnu prijaté aj odoslané správy zo všetkých aktívnych schránok. Ráno ich máte v Draivixe bez toho, aby ste každú schránku otvárali zvlášť.
  • Prílohy bez duplicítS každou správou sa stiahnu aj prílohy a opakovaná synchronizácia z nich duplicity nevytvorí. Súbory tak zostávajú prehľadné.
  • Včas viete o končiacom hesleSynchronizácia na koniec platnosti hesla k dátovej schránke upozorní 14 dní vopred. Stihnete ho zmeniť skôr, než sa sťahovanie zastaví.
  • Spojenie overíte tlačidlomJedným tlačidlom overíte spojenie s dátovou schránkou. Hneď spoznáte, že je prístup v poriadku, a nemusíte čakať na nočné sťahovanie.
  • Pošta sa roztriediFiltre triedia správy podľa odosielateľa, adresáta, predmetu a kľúčových slov. Dôležité správy sa tak dostanú rovno na správne miesto.
  • Schránka ako bežná poštaPriečinky, príznak dôležitosti, kôš a počty neprečítaných správ poznáte z bežnej pošty. Kolegovia sa tak v dátových správach ľahko vyznajú.
  • Schránka patrí k firmeAdresu dátovej schránky priradíte k firme alebo kontaktu. Správy od nich potom ľahko spoznáte a máte ich pri správnom zázname.
  • Správy v histórii zákazníkaDátová správa sa zobrazí v histórii firmy alebo kontaktu, takže ju nájdete vedľa ostatnej komunikácie. Nemusíte ju hľadať osobitne v schránke.
  • Nová správa nezapadnePoužívatelia dostávajú upozornenia na novú dátovú správu. Zodpovední ľudia sa tak o doručení dozvedia bez toho, aby museli schránku strážiť.
  • Viete, kto správu riešiPri každej správe sledujete, kto ju prevzal a ako ďaleko je vybavenie. Úradná pošta tak nezostane bez zodpovedného človeka.
  • Odosielanie priamo z DraivixuDátové správy napíšete ako koncept a odošlete z Draivixu. Keď sa odoslanie preruší, overte stav v dátovej schránke, než správu pošlete znova.
  • Skúšky mimo ostrej prevádzkyPre skúšky je k dispozícii testovacie prostredie dátových schránok. Nastavenie si tak overíte bez toho, aby ste pracovali s ostrými správami.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Sťahovanie správ

    Každú noc systém prejde všetky aktívne dátové schránky. Stiahne prijaté a potom odoslané správy, v predvolenom stave za posledných 90 dní, vrátane príloh. Opakované stiahnutie nevytvorí duplicitné prílohy.

    Čítať podrobnejšie

    Heslo k dátovej schránke platí 90 dní. Keď sa blíži koniec platnosti (14 dní vopred), synchronizácia na to upozorní. Exspirované heslo zastaví sťahovanie, kým ho nezmeníte. Heslá sú v databáze šifrované. Spojenie s dátovou schránkou sa dá overiť tlačidlom.

  2. Triedenie a väzba na zákazníkov

    Filtre podľa odosielateľa, adresáta, predmetu a kľúčových slov presunú správu do priečinka, označia ju ako prečítanú alebo potlačia upozornenie. Adresu dátovej schránky priradíte firme alebo kontaktu a správa sa potom objaví v ich histórii.

    Čítať podrobnejšie

    Správu vidia tí, ktorí vidia danú firmu alebo priečinok. Používatelia dostanú upozornenie. V schránke môžete správy označovať, presúvať do priečinkov a do koša a sledovať, kto ich prevzal a ako ďaleko je vybavenie.

  3. Odosielanie

    Správu napíšete ako koncept a odošlete. Odoslanie neprebieha so systémom dátových schránok v jednom kroku. Keď sa preruší, správa môže zostať v stave Odosiela sa alebo ukázať chybu. Skôr než ju pošlete znova, overte v dátovej schránke, či neodišla.

  4. Doručenie prihlásením

    Synchronizácia sa do dátovej schránky prihlasuje. Podľa českého práva môže prihlásenie osoby oprávnenej čítať doručené správy znamenať doručenie. Prihlasovacie údaje aj plán synchronizácie preto voľte s ohľadom na to. Daňové podania sa dátovou schránkou automaticky neodosielajú.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Nočná synchronizácia schránok

    Každú noc sa synchronizujú všetky aktívne dátové schránky. Nové správy tak prichádzajú do Draivixu bez ručného sťahovania.

  2. Správy mieria do priečinkov

    Keď správa zodpovedá filtru, automaticky sa zaradí do príslušného priečinka. Triedenie tak nemusíte riešiť po jednej správe.

  3. Správa nájde svoju firmu

    Podľa adresy schránky sa správa priradí k firme alebo kontaktu. Nemusíte ju k nim pripájať ručne a v histórii ju hneď nájdete.

  4. Upozornenie aj zápis do histórie

    Keď príde nová správa, odíde upozornenie a vznikne záznam v histórii firmy. Ľudia sa o nej dozvedia a zostane dohľadateľná.

  5. Úloha po správe z úradu

    V module Automatizácia nastavíte pravidlo, napríklad aby po správe z finančného úradu vznikla úloha pre účtovníčku. Pošta sa tak dostane k tomu, kto ju vybaví.

Napojenie von

  • Priame spojenie s ISDSDraivix sa napája na ISDS, informačný systém dátových schránok českého Ministerstva vnútra, cez rozhranie SOAP. Prenášajú sa tadiaľto prijaté aj odoslané dátové správy.

05Časté otázky

Ako často Draivix sťahuje dátové správy?

V predvolenom nastavení raz za noc pre všetky aktívne schránky. Ručnú synchronizáciu môžete spustiť kedykoľvek.

Počíta sa stiahnutie správy ako doručenie?

Podľa českého práva môže prihlásenie osoby oprávnenej čítať doručené správy znamenať doručenie. Synchronizácia sa prihlasuje, preto voľte prihlasovacie údaje a plán s ohľadom na to.

Môžem z Draivixu dátovú správu odoslať?

Áno. Ak sa odoslanie skončí v stave Odosiela sa alebo s chybou, overte pred ďalším pokusom stav priamo v dátovej schránke.

Odosiela Draivix priznanie k DPH dátovou schránkou?

Nie, daňové podania sa dátovou schránkou automaticky neodosielajú.

Čo sa stane, keď vyprší heslo?

Synchronizácia sa zastaví, kým heslo nezmeníte. Systém na blížiaci sa koniec platnosti upozorní 14 dní vopred.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Financie a účtovníctvo

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu