Preskočiť na obsah
patrí do skupinyApertiaDraivix

01Financie a účtovníctvo · modul

Opakovaná fakturácia a upomienky

Pravidelné faktúry podľa plánu a upomienky pred splatnosťou aj po nej

K dispozíciiDohodnúť konzultáciu
  • Opakovaná faktúra
  • Položka opakovanej faktúry
  • Faktúra vydaná
  • E-mailová šablóna
13
schopností
4
druhy záznamov
5
automatizácií
0
integrácií a AI nástrojov

02Čo modul dokáže

Menej rutiny. Viac hodnoty.

Opakovaná fakturácia v Draivixe podľa plánu sama vystaví a odošle pravidelné faktúry a upomienky strážia ich úhradu. Zákazníkom, ktorí nezaplatili, pošlú upomienky pred splatnosťou, v deň splatnosti a po nej. Keď upomienky nepomôžu, upozornia určeného kolegu.

  • Plán namiesto ručného vystavovaniaV pláne opakovanej faktúry nastavíte zákazníka, kontakty, položky a periódu. Pravidelnú faktúru tak nemusíte v každom období zakladať znova.
  • Plán nadväzuje na obchodPlán naviažete na cenovú ponuku alebo predajnú objednávku. Pri pravidelnej faktúre tak vidíte, z akého obchodu vychádza.
  • Faktúra vystavená včasSystém každý deň vystaví faktúry z plánov a pridelí im číslo z číselného radu. Pravidelná fakturácia tak nezávisí od toho, kto si na ňu spomenie.
  • E-mail z vašej schránkyFaktúra odíde e-mailom s PDF cez schránku a šablónu, ktoré si zvolíte. Zákazník ju tak dostane z adresy a v podobe, ktorú určíte.
  • Žiadne posielanie naslepoPri každom odoslaní sa eviduje stav. Neisté doručenie sa znova neposiela naslepo, takže zákazník nedostane rovnakú faktúru dvakrát.
  • Dočasná chyba sa skúsi znovaPo dočasnej chybe sa odoslanie automaticky opakuje, a to po 5 min, 30 min a 2 h. Krátky výpadok tak nemusíte riešiť ručne.
  • Najprv nanečistoBeh si vyskúšate nanečisto alebo s odosielaním len na povolené adresy. Novú fakturáciu tak overíte skôr, než sa dotkne zákazníkov.
  • Viete, čo pôjde vonNa nástenke vidíte nadchádzajúce opakované faktúry a každú si vopred prezriete v PDF. Prípadnú chybu opravíte skôr, než doklad odíde.
  • Upomienky v stupňochUpomienky odchádzajú pred splatnosťou, v deň splatnosti, po splatnosti a opakovane. Zákazník dostane pripomenutie včas a vy ho nemusíte obháňať ručne.
  • Iný tón pre každý stupeňKaždý stupeň upomienky má vlastnú e-mailovú šablónu. Prvé pripomenutie tak môže znieť inak než opakovaná výzva po splatnosti.
  • Neupomínate to, čo možno prišloUpomienka neodíde k faktúre, keď v banke leží nepriradená platba presne na dlžnú sumu. Zákazník, ktorý zrejme zaplatil, tak nedostane zbytočnú výzvu.
  • Výnimka pre jednu faktúruUpomienky vypnete pri jednotlivej faktúre. Hodí sa to pri doklade, ktorý riešite so zákazníkom individuálne, zatiaľ čo ostatné upomínanie beží ďalej.
  • Keď upomienky nepomôžuPo vyčerpaní nastaveného počtu upomienok dostane upozornenie určený kolega. Neuhradená faktúra tak nezostane len pri automatických e-mailoch.

03Ako to funguje

Ako to funguje krok za krokom.

  1. Plán opakovanej faktúry

    Pri opakovanej faktúre nastavíte zákazníka, kontakty na fakturáciu a dodanie, položky a periódu. Plán môžete naviazať na ponuku alebo predajnú objednávku. Pre e-maily určíte schránku a šablónu PDF. Plán vypnete hromadnou akciou s potvrdením.

    Čítať podrobnejšie

    Nástenka ukazuje nadchádzajúce opakované faktúry a každú si môžete vopred prezrieť ako PDF. Zoznam plánov zobrazuje aj mesačný a ročný prepočet.

  2. Denné vystavenie a odoslanie

    Raz denne ráno systém nájde plány, ktoré majú vystaviť faktúru. Pripraví koncept, pridelí číslo z číselného radu a odošle faktúru e-mailom s PDF. Každé odoslanie má vlastný záznam stavu: čaká, pripravuje sa, odosiela sa, prijaté, chyba, neisté.

    Čítať podrobnejšie

    Keď sa doručenie nepodarí overiť, faktúra sa označí ako neistá a znova sa neposiela naslepo. Zákazník tak nedostane rovnakú faktúru dvakrát. Dočasné chyby sa skúšajú znova po 5 minútach, 30 minútach a 2 hodinách. Pred ostrým spustením možno beh vyskúšať nanečisto alebo s odosielaním len na povolené adresy.

  3. Upomienky v stupňoch

    Upomienky zapnete v nastavení. Pre každý stupeň určíte e-mailovú šablónu: pred splatnosťou (predvolené 3 dni vopred), v deň splatnosti, po splatnosti a opakovane po splatnosti (predvolené každých 7 dní). Rozosielanie beží raz denne a každý stupeň odíde k faktúre len raz.

    Čítať podrobnejšie

    Upomienka neodíde k faktúre s vypnutým upomínaním, bez dátumu splatnosti alebo bez dlžnej sumy. Neodíde ani vtedy, keď v banke leží nepriradená príchodzia platba presne na dlžnú sumu a menu, pretože tá pravdepodobne čaká na ručné spárovanie. Po 90 dňoch po splatnosti sa upomienky zastavia. Keď nastavíte najvyšší počet upomienok po splatnosti, dostane určený kolega po poslednom odoslaní upozornenie.

04Čo beží samo

Automatizácie, ktoré šetria čas.

  1. Faktúry odchádzajú o 7:00

    Každý deň, v predvolenom čase 7:00, sa z plánov vystavia a odošlú faktúry. Pravidelnú fakturáciu tak nikto nemusí spúšťať ručne.

  2. Upomienky ráno o 8:00

    Po zapnutí v nastavení sa upomienky rozosielajú raz denne, v predvolenom čase 8:00. Každý stupeň odíde k faktúre len raz.

  3. Splatnosť pod kontrolou

    Každú hodinu systém kontroluje splatnosť faktúr. Prehľad pohľadávok po splatnosti tak zodpovedá aktuálnemu stavu bez toho, aby ste ho obnovovali.

  4. Ďalšie pokusy po chybe

    Keď odoslanie zlyhá pre dočasnú chybu, opakuje sa po 5 minútach, 30 minútach a 2 hodinách. Krátky výpadok tak nemusí nikto riešiť ručne.

  5. Eskalácia na určenú osobu

    Keď sa vyčerpajú upomienky, dostane upozornenie eskalačná osoba, teda kolega, ktorého určíte. Neuhradená faktúra sa tak dostane k niekomu, kto môže konať.

05Časté otázky

Pošle Draivix opakovanú faktúru sám?

Áno. Raz denne ráno vystaví faktúry z plánov, ktoré sú na rade, pridelí im čísla a odošle ich e-mailom s PDF.

Nemôže zákazník dostať rovnakú faktúru dvakrát?

Keď sa doručenie nepodarí overiť, faktúra sa označí ako neistá a znova sa neposiela naslepo. Opakuje sa len po overenej chybe.

Kedy odchádzajú upomienky?

V predvolenom nastavení 3 dni pred splatnosťou, v deň splatnosti, po splatnosti a potom každých 7 dní. Po 90 dňoch po splatnosti sa zastavia.

Dostane upomienku aj zákazník, ktorý už zaplatil?

Upomienka neodíde, ak v banke leží nepriradená príchodzia platba presne na dlžnú sumu a menu. Systém predpokladá, že čaká na spárovanie.

Dajú sa upomienky pri konkrétnom zákazníkovi vypnúť?

Upomínanie sa dá vypnúť pri jednotlivej faktúre.

06Súvisí s tým

Moduly, ktoré dávajú zmysel spoločne.

Všetky moduly oblasti Financie a účtovníctvo

Začneme spolu

Opíšte nám, ako funguje vaša firma.

My vám ukážeme, ako by mohol vyzerať systém, ktorý časť tejto práce prevezme.

Dohodnúť konzultáciu